Eine saubere Datenbank ist eine gute Datenbank

E-Mail-Marketing: 5 Tipps für eine saubere Datenbank

Im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), aber auch für ein effektives E-Mail-Marketing sollte eine Datenbank sauber und aufgeräumt sein. Im Folgenden möchte ich daher fünf Best Practices vorstellen, wie man kontinuierlich einen Standard halten kann. 

Bevor ich loslege, möchte ich jedoch eine Sache loswerden: wenn es um eine gute, effektive Datenbank geht, die Ihnen Nutzen und möglichst viele Klicks bringt, dann gilt immer Klasse vor Masse. Entsprechend müssen Sie bei den folgenden Best Practices das eine oder andere Mal Abschied von einigen eher traditionellen Vorstellungen nehmen, wenn es um Datenbanken geht.

Am Ende des Tages müssen Sie sich folgende Frage stellen: was bringen mir Massen an Kontakten, wenn diese kein Interesse an meinem Angebot haben? Nur für die Zahl im Report sollte keine Datenbank künstlich aufgeplustert werden. Zusätzlich sind viele Kontakte, die aber wenig interagieren, auch wenig hilfreich, wenn es darum geht, Ihr E-Mail-Marketing zu optimieren. Immerhin wollen Sie Ihre Botschaft nicht in den leeren Raum senden, sondern die richtigen Leads und Kunden damit ansprechen.

Fünf Best Practices für eine saubere Datenbank

  1. Double-Opt-in verwenden

Viele Marketer denken, dass das Double-Opt-in lediglich dazu dient, irgendwelchen Datenschützern einen Gefallen zu tun. Stattdessen dient die bestätigte Registrierung einer E-Mail-Adresse vor allem dazu, sicherzugehen, dass Ihr Kontakt auch wirklich derjenige ist, der sich registriert hat. Nicht nur dass, er zeigt damit sogar so sehr Interesse für Ihre Inhalte, dass er dafür eine E-Mail öffnet und einen Link klickt (das ist bei Weitem nicht bei allen Kontakten so).

Nutzen Sie also das Double-Opt-in, um bereits bei der Registrierung qualitativ höhere Leads zu generieren. Der Datenschutz ist dabei nur ein sehr positiver Nebeneffekt.

Übrigens können Sie den Unterschied zwischen Opt-in und Double-Opt-in in unserem Blogbeitrag zum Thema nachlesen.

  1. Doppelte E-Mail-Adressen entfernen

Wir nennen sie gerne „Dubletten“, die doppelt angelegten Konten, die nicht nur die Datenbank fälschlicherweise größer darstellen als sie ist, sondern auch noch dafür sorgen, dass Kontakte im schlimmsten Fall doppelte E-Mails erhalten.

In den meisten modernen Marketing Automation-Systemen lassen sich doppelte Adressen einfach abgleichen und zusammenführen (oder löschen). Hier empfiehlt es sich, im Team zu vereinbaren, wie mit doppelten Kontakten vorgegangen werden soll:

  • sollen Dubletten automatisch gelöscht werden?
  • soll nur die Dublette gelöscht werden, die weniger Informationen vorweist oder später eingetragen wurde?
  • sollen die Dubletten zusammengeführt werden?
  • soll jemand manuell über alle Dubletten gehen und diese eigenhändig markieren (dies eignet sich nur für überschaubare Kontaktlisten)?
  1. Bounce-Raten prüfen

Während ein Soft Bounce kein sonderliches Drama ist, sollte ein Hard Bounce ernst genommen werden. Ein Hard Bounce bedeutet nämlich, dass es eigentlich keine Möglichkeit für Sie gibt, den Kontakt anzuschreiben. Das kann unterschiedliche Gründe haben, etwa, dass die Adresse nicht mehr existiert, oder Sie vom E-Mail-Browser des Empfängers blockiert wurden (ist Letzteres der Fall, sollten Sie übrigens einmal Ihre Inbox Placement Rate überprüfen, mehr dazu hier).

Hier lassen sich Regeln einstellen, so dass Kontakte, die mehr als zwei oder drei Mal einen Hard Bounce verursacht haben, automatisch aus der Datenbank gelöscht werden. Weinen Sie diesen Kontakten nicht nach, denn ein E-Mail-Kontakt, der sich nicht über E-Mail kontaktieren lässt, hat in Ihrer Datenbank nichts zu suchen.

  1. Inaktive User messen

Wenn es um inaktive User geht, die aber ein aktives Double-Opt-in haben, sieht die Sache schon etwas schwieriger aus. Hier tun sich viele Unternehmen schwer, Abschied zu nehmen, selbst wenn die letzte Interaktion zwei Jahre her ist.

Ich möchte auch hier darauf aufmerksam machen, dass man Marketing Automation-Systeme nutzen kann, um für diese Fälle automatisierte Regeln aufzustellen. Hat ein Kontakt seit mehr als sechs Monaten keine Interaktion mehr mit Ihnen gehabt (und hier empfehle ich unbedingt, auch Interaktionen auf der Webseite, im direkten Kontakt oder via Social Media – wenn messbar – zu inkludieren*), so kann er beispielsweise in eine letzte Reaktivierungskampagne wandern. Erfolgt daraufhin wieder nur Stille, so sollte der Kontakt (schweren Herzens) gelöscht werden. Das kann auch mit einer Abschieds-E-Mail erfolgen, die darauf hinweist, dass man sich jederzeit wieder eintragen kann.

*Nicht jeder Kontakt kommuniziert via E-Mail. So mancher Lead informiert sich lieber eigenständig auf Ihrer Webseite, etc. Sollten Sie also auch andere Wege haben, mit Ihren eingetragenen Kontakten zu kommunizieren, sollten diese vor einer Lösch-Entscheidung unbedingt berücksichtigt werden.

Ein umfänglicher Blick auf alle Aktivitäten Ihrer Kontakte gelingt übrigens umso besser, wenn Sie Ihr Marketing Automation-System mit Ihrem CRM-System verknüpfen.

  1. E-Mail-Adressen ausschließen

Interne E-Mail-Adressen, für Spam bekannte Adressen oder auch die E-Mail-Kontakte von der Konkurrenz gehören zu den Kontakten, die vielleicht nicht unbedingt in eine saubere Datenbank gehören müssen.

Bei internen E-Mail-Adressen empfehle ich generell, diese nicht aufzunehmen, da sie die Werte von Key Performance Indicators (KPIs) verwässern (mehr zu KPIs erfahren Sie hier).

Wenn es um Adressen geht, die mit Spam in Verbindung gebracht werden können, ist meine Empfehlung, dass sich B2C-Unternehmen dahingehend eher zurückhalten sollten, da viele Privatkunden E-Mail-Services nutzen, die eben auch von Spammern benutzt werden. Hier können Hard Bounces und Inaktivität helfen, die Datenbank auf anderem Wege zu säubern.

Für B2B-Unternehmen lohnt es sich derweil schon, grundsätzlich privat anmutende E-Mail-Adressen (etwa gmail oder AOL) auszusortieren.

Und ob Sie E-Mail-Adressen der Konkurrenz weiterhin mit Ihren wertvollen Inhalten beglücken oder nicht, sollten Sie idealerweise vom Management entscheiden lassen.

Eine saubere Datenbank sollte auch genutzt werden. Erfahren Sie, wie Sie mit Kundensegmentierungen auf Kundenverhalten basierte Kundengruppen erstellen und relevant betreuen können. Die richtige Strategie für die richtigen Kunden? In unserer Webinar-Aufzeichnung erfahren Sie mehr von unserem Analytics-Experten Dr. Alexander Beck.

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