Eventmanagement: damit das Event zum Erfolg wird

Eventmanagement mit Marketing Automation

Die Kampagnenplanung vor einem Event hat großen Einfluss darauf, ob eine Veranstaltung für Ihr Unternehmen zum Erfolg wird. Marketing Automation (kurz: MA) Systeme unterstützen Sie bei der optimalen Kampagnenplanung und liefern Ihnen Informationen zu den Konversionsraten innerhalb der Kampagne.

Die Einladungskampagne am Beispiel eines Messeauftritts

Das folgende Beispiel geht von einem Unternehmen aus, das über eine MA-Plattform verfügt, die an ein CRM-System angebunden ist.

Diese bildet sämtliche Stufen der Kommunikation ab – vom Einladungs- bis zum Post-Event-Management.

Workflow & Prozesse

Grundlage erfolgreicher Kampagnen ist die Definition der Kampagnenbestandteile (wie z.B. E-Mails und Landing Pages). In unserem Beispiel umfasst die Kampagne den automatisierten Versand von Einladungs-, Erinnerungs-, Bestätigungs- und Follow-up-E-Mails. Bei Events mit einer begrenzten Anzahl an Teilnehmern oder Plätzen übernimmt die MA-Plattform das automatisierte Wartelistenmanagement.

Sie legen für alle Aussendungen das Timing fest und bereiten die Inhalte vor. Ist dieser Workflow einmal definiert, können Sie ihn ohne viel Aufwand später für andere Event-Kampagnen weiter nutzen. Mit der Kampagnenplanung sollten Sie früh genug beginnen, sodass Sie bis zum Kampagnenstart ausreichend Zeit für die Erstellung der Inhalte, der Landing Pages sowie das Testen haben. Nach dem Kampagnenstart verschafft Ihnen die Automatisierung von Versand und Nachfassen Freiraum, um sich auf die Messe selbst zu konzentrieren.

Kontakte & Leads

Die Selektion der richtigen Zielgruppen ist ein entscheidender Faktor. Stimmt die Datenqualität der Kontaktdaten, lassen sich die Zielgruppen über definierte Auswahlkriterien segmentieren und automatisch mit personalisiertem Content anschreiben. Anders als bei traditionellem Kampagnenmanagement (z.B. mit Excel-Listen), vergessen Sie keinen Kontakt, schreiben niemanden doppelt an und verwenden stets die korrekte Anrede.

Der dargestellte Workflow erlaubt Ihnen auch eine weitere Qualifizierung Ihrer Leads. Bei der Online-Registrierung und auf der Messe können Sie weitere Informationen abfragen, um Ihre Leads besser kennenzulernen. Die MA-Plattform aggregiert die Informationen aus dem Online-Feedback und überträgt diese ebenso ins System wie die mit mobilen Endgeräten auf der Messe erfassten Daten der Besucher.

Schnittstellen zum CRM-System erlauben den Datenabgleich und die Anreicherung in Echtzeit. Ihre neuen Leads und Kontakte können gleich auf der Messe oder direkt im Anschluss an die Veranstaltung angeschrieben und auf eine Landing Page verwiesen werden, auf der Sie Informationen rund um die Messe und/oder weitere Inhalte zum Download anbieten.

Monitoring & Reporting

Die MA-Plattform bietet Ihnen präzise, aber auch sehr granulare Analysen aller Standard-KPIs wie z.B. Öffnungs- und Klick-Raten, Eingaben, Rückläufer, Registrierungen und Anwesenheit in Echtzeit. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Verkaufschancen aus dieser Veranstaltung entstanden sind. Mit einem MA-System können Sie somit eine zielgenaue ROI-Analyse erstellen, mit der Sie genau aufzeigen können, was diese Veranstaltung Ihrem Unternehmen gebracht hat. Die aus dieser Kampagne gewonnenen Erkenntnisse können Sie außerdem anwenden, um Ihre Kampagnenplanung für das nächste Mal anzupassen und zu verbessern.

3 Argumente für Eventmanagement mit Marketing Automation:

  1. Standardisiertes Einladungsmanagement, jederzeit wieder verwendbar.
  2. Integriert in ein Lead Management, das die Kontakte während der Einladungskampagne bereits qualifiziert und klassifiziert.
  3. Automatisiertes Nachfassen (Leads können z.B. direkt an den Vertrieb übergeben werden)

Mit Marketing Automation kann der zeitliche Aufwand vom Anfang bis zum Ende eines Events um bis zu 80% reduziert werden. Erfahren Sie mehr mit unserem kostenlosen Whitepaper.

Jetzt Whitepaper anfordern

0 Kommentare

Dein Kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.