Data Cleansing für eine saubere Datenbasis

Lead Management: In 4 Schritten zu einer sauberen Datenbasis

Qualitativ hochwertige und strukturierte Daten sind eine wichtige Voraussetzung um ein Marketing Automation Tool zu implementieren und Ihre Lead Management Reise unter Einsatz von Marketing Automation fortzusetzen, denn dank einer „sauberen“ Datenbasis können Ihre Einnahmen letztendlich enorm steigen.

4 Tipps für saubere Daten

1. Data Mapping

Bestimmen Sie zunächst die Quellen von denen Ihre Leads kommen, beispielsweise online Aktivitäten, Events, Telemarketing, oder ähnliches. Untersuchen Sie die unterschiedlichen Datenquellen und sammeln Sie sämtliche Felder, die in den einzelnen Dateien vorkommen. Überprüfen Sie, ob diese Felder auch in Ihrem CRM-System erforderlich sind.

In einem zweiten Schritt geht es dann darum zu festzulegen, welche Felder in Ihrer (Marketing-)Datenbank unbedingt erforderlich sind. Hier spielen meist Titel, Unternehmen, Position im Unternehmen, Land oder Sprache eine wichtige Rolle.

2. Data Flow

In diesem Schritt ist es wichtig festzulegen, welche Felder Ihrer Datenbank zwingend ausgefüllt sein müssen, bevor ein Lead in die Kommunikation mit aufgenommen werden kann. Außerdem ist auch jetzt bereits das „Lead Routing“ entscheidend, also die Zuordnung von neuen Leads in Ihrer Vertriebsorganisation. Diese Zuordnung sollte nach vordefinierten Regeln erfolgen, die auch Ihre Vertriebsorganisation berücksichtigt. Dank dieser Regeln wird ein potentieller Kunde automatisch einem bestimmten Vertriebsmitarbeiter zugeordnet, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Der Vertriebsmitarbeiter erhält dann, ebenfalls automatisiert, eine E-Mail in der er über seine neuen Leads informiert wird, ebenso wie zusätzliche Informationen über die einzelnen Kontakte und Vorschläge für relevante Inhalte.

3. Data Cleansing

„Clients who are leveraging Data Cleansing have seen a substantial increase (upwards of 3x) in the number of leads who are considered qualified.” Justina Allen, Eloqua

Die Datenbereinigung erfolgt dank Marketing Automation nicht mehr manuell, sondern automatisiert, wie eine automatische Datenwaschmaschine, die jeden neuen Datensatz auf Vollständigkeit überprüft. Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert, auf Dubletten überprüft und Ihre Datenbank so immer auf dem neuesten Stand gehalten.

Außerdem erfolgt eine Normalisierung der Daten – also die Vereinheitlichung von Datenfeldern. So wird z.B.  aus „DE“, „Deutschland“, „Allemagne“ und „Germany“ später einheitlich GERMANY. Dieser Effekt ist natürlich bei Branchenbezeichnungen oder Positionsbeschreibungen noch wertvoller. Die folgende Grafik zeigt die Ergebnisse der Datenaufbereitung eines unserer Kunden. Die Ergebnisse sprechen für sich und es ist nur einleuchtend, dass mit den nun konsolidierten und „sauberen“ Daten eine effektivere Kommunikation möglich ist.

4. Data Enrichment

Ebenso wie beim Data Cleansing funktioniert auch der Prozess beim Data Enrichment. Automatisiert werden hier Informationen in den Profilen der Leads ergänzt. Beispielsweise die Stadt, basierend auf der angegebenen Postleitzahl, oder der zuständige Vertriebsmitarbeiter (siehe Lead Routing). Häufig kann man von der IP-Adresse auch Land oder Unternehmensgröße ableiten.

Warum effizientes Datenmanagement entscheidend ist

  • „Saubere“ und qualitativ hochwertige Daten sind für das Lead Nurturing von Bedeutung, denn Sie ermöglichen die Zielgruppensegmentierung, damit  E-Mails nur an Kontakte gesendet werden, für die der Inhalt relevant ist, z.B. abhängig von der Mitarbeiterzahl, der Industrie oder der Position im Unternehmen.

Denn falsche oder unvollständige Daten führen dazu, dass

…die Kommunikationen an falsche Leads oder Zielgruppen gesendet werden und italienische Kontakte beispielsweise französische E-Mails erhalten.

…Kunden mit unpassenden Angeboten oder Informationen konfrontiert werden und sich genervt von Ihrer Kommunikation und Ihrem Unternehmen abwenden.

…das Marketing letztendlich keinen Umsatz macht, da die Aktivitäten nicht erfolgreich sind.

  • Doch auch für das Lead Scoring sind gute Daten entscheidend. Denn wie wollen Sie automatisiert potentielle Verkaufschancen ermitteln, wenn Sie diese nicht korrekt bewerten können?

Vorteile von Marketing Automation beim Datenmanagement

  • Bevor Marketing Automation implementiert wurde, gab es in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich fragmentierte Datenbanken nach Land oder Aktivität. Mit Marketing Automation haben Sie nur eine Datenbank, in der alle Datensätze vorhanden sind.
  • Zudem waren ohne Marketing Automation die Vertriebsaktivitäten nicht in die Marketingaktivitäten integriert. Mit Marketing Automation können Sie Ihre Datenbank mit einem CRM- System synchronisieren und so die Vertriebsaktivitäten miteinbeziehen.
  • Zuvor mussten Informationen bezüglich der einzelnen Kontakte manuell eingefügt werden, nun geschieht dieser Prozess automatisiert und die Daten werden nach vordefinierten Kriterien angereichert.

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