Mann nimmt am virtuellen Meeting teil

Virtuelle Meetings werden in Zeiten der Globalisierung, von New Work-Modellen und sicher auch dem ein oder anderen aktuellem Nachrichtenthema immer relevanter. Doch ein virtuelles Meeting erfordert einige Änderungen in der Art und Weise, wie man sich organisiert.

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  1. Nur einladen, wer auch aktiv beteiligt ist

Zu große Meetings führen nicht nur in Person dazu, dass Unruhe entsteht und die Konzentration sinkt. Virtuell wird dieser Effekt jedoch verstärkt. Teilnehmer sollten echte Mehrwerte aus den Meetings ziehen können und im Idealfall aktiv dran teilnehmen können.

Tipp: Sollte der Inhalt für das Meeting auch für andere als Zuschauer interessant sein, kann das Meeting auch einfach aufgenommen werden.

  1. Kleine Meetings zu konkreten Themen

Für die Projektarbeit insbesondere in größeren Teams lohnt sich die Unterscheidung zwischen strategischen und operativen Meetings.

Bei den strategischen Meetings kann ein allgemeiner Blick auf Roadmaps und Themenbereiche mit kurzen Updates geworfen werden. Brennt es irgendwo, kann dies hier aufgeworfen werden, um agil darauf einzugehen.

Konkrete Problembereiche, Abläufe und Updates können derweil in operativen Meetings ausgetauscht werden, die nur die Personen betreffen, die aktiv in den jeweiligen Themen arbeiten.

  1. Headsets statt PC-Mikro

Ein Headset – dabei reicht oft schon ein relativ aktueller Kopfhörer mit Mikro – hat einen enormen Einfluss auf die Tonqualität im Meeting. PC-Mikros nehmen Raumgeräusche (z.B. Hall, aber auch umliegende Störgeräusche) oder das Tippen auf der Tastatur sehr viel intensiver auf.

  1. Videoübertragung oder Profilbild?

Eine Videoübertragung aller Teilnehmer wird grundsätzlich immer empfohlen. Sie kann aber die Performance des Meetings einschränken, da dadurch mehr Bandbreite verbraucht wird. Auch kann sie ablenken, wenn zu viel auf dem Bildschirm passiert. Gerade bei größeren Meetings ist es vielleicht passender, die Präsentation bzw. den Bildschirm zu übertragen oder die Person, die gerade spricht.

In kleinen Meetings kann die Videoübertragung indes den persönlichen Kontakt und die Kommunikation erleichtern, da so auch Körpersprache und Mimik mit übertragen werden. Besonders bei Meetings, in denen Partner und Kunden involviert sind, wird die Videoübertragung empfohlen.

  1. Moderation sorgt für einen straffen Ablauf

Eine klare Agenda für das Meeting sowie ein Moderator helfen dabei, dass Diskussionen nicht „aus dem Ruder laufen“ oder Punkte vergessen werden. Ein Moderator muss dabei darauf achten, dass nur die Themen besprochen werden, die auch auf der Agenda stehen. Werden Diskussionen zu kleinteilig, kann die Moderation diese abbrechen, mit einem Verweis, dafür ein kleineres Meeting abzuhalten.

Zusätzlich kann die Moderation die Etikette des Meetings aufrechterhalten und zum Beispiel Unterbrechungen von Teilnehmern eindämmen.

  1. Den Mute-Button sorgsam nutzen

Wer gerade nicht redet, sollte Gebrauch vom Mute-Button machen, um Störgeräusche zu vermeiden. Dazu gehört auch Husten, Kaffeetrinken, Räuspern oder Bewegungen. Natürlich sollte man gleichzeitig nicht vergessen, das Mikro wieder einzuschalten, wenn man tatsächlich etwas zu sagen hat.

  1. Das Protokoll für alle bereitstellen

Auch wenn jeder dazu angehalten ist, sich Notizen zum Meeting zu machen, sollte es immer auch eine Person geben, die ein Protokoll anlegt. Diese Aufgabe wechselt im Idealfall regelmäßig bzw. wird für bestimmte Zeiträume festgelegt. Im Protokoll sollten die wichtigsten Ideen und Kernthemen festgehalten werden. Vor allem Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollten dokumentiert werden.

Im Anschluss an das Meeting sollte das Protokoll zeitnah zentral veröffentlicht werden, so dass alle Teilnehmer die für sie vorgesehenen Aufgaben bestätigen können. Tipp: Die Person, die das Protokoll führt, sollte keine Hemmungen haben, konkrete Fragen bei Unstimmigkeiten zu stellen. Besonders Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Deadlines sollten klar sein.

  1. Einzeln teilnehmen statt in der Gruppe

Lässt es sich räumlich einrichten, dann wird das virtuelle Meeting sehr viel entspannter, wenn sich alle Teilnehmer individuell einloggen und möglichst räumlich voneinander getrennt sind. Dadurch lassen sich einerseits die sprechenden Personen einfacher zuordnen, andererseits ist die Klang- und Videoqualität dadurch besser.

  1. Pausen bei langen Meetings

Während es im „analogen“ Meeting oft nicht einmal auffällt, wenn sich ein Kollege kurz entschuldigt, um sich frisch zu machen oder ein Glas Wasser zu holen, ist es in virtuellen Meetings sehr viel schwerer, dies zu tun, ohne das Gespräch zu stören bzw. ohne in die Verlegenheit zu kommen, während der Abwesenheit Aufgaben zugeteilt zu bekommen oder angesprochen zu werden.

Daher ist es umso wichtiger, gerade bei längeren Meetings feste Pausen einzurichten, auf die sich alle Teilnehmer einrichten können.

  1. Bildschirm teilen für mehr Kontext

Geht es um komplexe Themen, konkrete Dokumente oder eine Präsentation, sollte der Bildschirm des jeweils Vortragenden geteilt werden. Auch Agendas oder Protokolle können so für alle transparent angezeigt werden. Gerade bei visuellen Themen, etwa bei einer Demo oder der Gestaltung einer Webseite, hilft das Teilen auch, um Ideen und Anmerkungen zu sammeln und es entsteht keine Unruhe, weil Teilnehmer individuell die entsprechenden Unterlagen heraussuchen müssen.


Virtuelle Meetings sind nur ein Teil der digitalen Arbeitswelt. Auf unserer provide-20-Seite tragen wir kontinuierlich Best Practices, Hinweise und Fakten zusammen, die gerade jetzt in Zeiten von Covid-19 hilfreich sind, um Remote Work effizient zu gestalten.

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