Aufgeklappte Bücher

“Ein jedes Ding an seinem Ort, erspart viel Zeit und böse Wort.” (Deutsches Sprichwort)

Ordnung bedeutet nicht nur Sauberkeit, sondern vor allem einen Überblick zu haben. Wer keinen Überblick über seine Daten hat, der riskiert und verschwendet viel.

Definition: was sind unstrukturierte Daten?

Unstrukturierte Daten sind digitalisierte Informationen, die nirgends zugeordnet werden können, weil sie weder Metadaten noch Taxonomien vorweisen. Darunter können auch Datentypen fallen, die durch das existierende System nicht identifiziert und eingeordnet werden können, etwa Video- oder Bilddaten, aber auch E-Mails, PFD oder andere Dokumente. Im Zeitalter der Big Data gehören dazu übrigens auch Datenmassen, die zwar von einem System erfasst/gesammelt, aber weder kategorisiert, noch durchdrungen wurden.

Beispiel 1: klassische unstrukturierte Daten

Bei einer Umfrage gibt es einerseits vorgegebene Antwortmöglichkeiten und andererseits freie Kommentarfelder. Die vorgegebenen Antworten fallen automatisch unter die strukturierten Daten, da ihre Aussagen klar definiert sind. Die freien Kommentare sind hingegen unstrukturiert, da ihr Inhalt und ihre Aussagen erst manuell entziffert und eingeordnet werden müssen.

Beispiel 2: Big Data

Moderne Systeme können quasi das gesamte Kundenverhalten auf einer Webseite erfassen. Doch ohne klare Vorgaben und Kategorien, können aus diesen Daten keine konkreten Mehrwerte für Unternehmen oder Nutzer generiert werden. Die Daten ähneln dann einem Wimmelbild, bei dem der Betrachter nicht weiß, wonach er suchen muss und welche Muster enthalten sind.

Die Verarbeitung unstrukturierter Daten fällt zunehmend leichter, da es immer mehr (smarte) Technologien gibt, die beispielsweise Bilder- oder Videoinhalte entziffern und auch Verhaltensmuster und Auffälligkeiten in Big Data ermitteln können. Doch im Unternehmensalltag spielen diese Technologien aktuell noch keine allzu große Rolle, sondern finden sich eher dort, wo Bilder, Videos und Big Data zum Hauptgeschäft gehören (etwa bei YouTube, Google Images oder Amazon).

Unstrukturierte Daten sind jedoch unter Umständen kostbar, da sie Informationen enthalten können, die sich effizient nutzen lassen. In den freien Kommentarfeldern der Umfrage können sich beispielsweise Kritikpunkte und Feedback befinden, die so noch gar nicht ersichtlich waren.

Doch auch aus anderen Gründen lohnt es sich, die unstrukturierten Daten im Unternehmen genauer ins Auge zu fassen.

  1. Unstrukturierte Daten kosten Geld

Einerseits ist das Speichern von Daten mit Kosten verbunden, andererseits braucht es mehr Zeit, Informationen aus unstrukturierten Datensätzen zu extrahieren. Und genau diese Zeit kostet. Es gibt zahlreiche Studien, die ergeben, dass Marketing, Vertrieb und Co tagtäglich viel Zeit damit verbringen, Informationen zusammen zu suchen, die nicht leicht zugänglich und strukturiert gespeichert ist.

Auch das automatisierte Ermitteln von Mustern und Auffälligkeiten in Big Data (Data Mining) verbraucht Unmengen an Energie und Aufwand, zumal nie eindeutig ist, ob die erkannten Informationen auch wirklich für das Unternehmen nützlich sind.

Data Mining = das Verwenden von Machine Learning und Datensystemen, um Muster und Auffälligkeiten in Big Data halb- oder ganz automatisiert zu ermitteln.

  1. Unstrukturierte Daten sind ein Datenschutzrisiko

Im Rahmen der DSGVO, aber auch im Kontext interner Compliance-Regeln ist es geradezu gefährlich, zu viele unstrukturierte Daten anzusammeln. Denn sie können potenziell sensible Informationen enthalten. Da sie jedoch nicht erfasst sind, können sie viel eher an Sicherheitsvorkehrungen vorbei an die falschen Adressaten geschickt werden oder sind leichter zugänglich für Hacker und andere Außenstehende. Zusätzlich können Unternehmen nicht den geltenden Datenschutzgesetzen nachkommen, wenn sie nicht alle personengebundenen Daten dokumentiert vorliegen haben.

Die DSGVO unterscheidet nämlich nicht zwischen Nutzerdaten, die in E-Mails, Excel-Tabellen oder in einer Datenbank gespeichert sind: Unternehmen müssen alle gespeicherten personengebundenen Daten dokumentieren und auf Anfrage zur Verfügung stellen, bearbeiten oder löschen können. Doch das ist nicht möglich, wenn Daten Formaten haben, die es schwer machen, sie als sensible Daten zu identifizieren.

  1. Unstrukturierte Daten sind ungenutzte Wissensschätze

Es gibt unglaublich viele Informationen, die in unzugänglichen Formaten oder auf privaten Rechnern sitzen und nicht erfasst sind. Teilweise sind dies Informationen, die immer wieder erfragt, erarbeitet und geteilt werden, aber selten zentral, sondern meistens via E-Mail und damit wieder in unstrukturierter Form.

Das kostet natürlich Zeit (siehe Punkt 1.) und es hindert daran, dass einmal generiertes Wissen grundsätzlich allen zur Verfügung steht und so auch sukzessiv ergänzt und aktualisiert werden kann. Es kommt zu Wissens- und Informations-Silos, die höchstens einzelnen Unternehmensbereichen zur Verfügung stehen, meistens jedoch nur einzelnen Personen.

Das betrifft übrigens nicht nur einzelne Wissensbereiche, sondern auch grundsätzliche Informationen über das Unternehmen, inklusive Optimierungsmöglichkeiten, Best Practices und potenzielle Entscheidungshilfen.

Was können Sie tun?

  • Es gibt Datenformate, deren Aufarbeitung so umständlich wäre, dass es sich kaum lohnt, sie allesamt tiefgreifend zu erfassen (PDF, Video). Doch sie sollten zumindest gesichtet werden, so dass sie beispielsweise in sensible und nicht-sensible Daten oder bestimmte Fachbereiche kategorisiert werden können.
  • Nutzen Sie Apps, um beispielsweise Informationen aus Excel-Tabellen in Systeme zu überführen. Dies ist zwar mit etwas Aufwand verbunden, dafür können insbesondere sensible Kundendaten viel transparenter gespeichert und verwaltet werden. Ein Blick auf aktuelle Trends sowie Verknüpfungsmöglichkeiten mit Ihren genutzten Systemen lohnt sich. CRM- und Marketing Automation-Anbieter haben den Bedarf erkannt und bieten fortgehend neue Optionen an.
  • Bestimmen Sie Owner für bestimmte Datensätze. So kann beispielsweise Ihr Marketing-Team dafür sorgen, dass alle Content-Formen klar bestimmt und für jeden zugänglich gespeichert werden. Owner können auch dabei helfen, Informationen weiterzuleiten und zu überprüfen, ob es bereits Daten zu geplanten Projekten gibt oder nicht.
  • Schränken Sie Zugänge zu sensiblen Daten ein. Ob im CRM- oder Marketing Automation-System: nicht jeder Nutzer braucht alle verfügbaren Zugänge und Optionen. Minimieren Sie Zugänge zu sensiblen Daten auf die Personen, die tatsächlich mit ihnen arbeiten.

Erfahren Sie im kurzen Whitepaper, was Big Data sind und wie Sie damit umgehen können.

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