Smartphones aus Pappe

Während in deutschen Medien noch diskutiert wird, ob man Mitarbeitern das Smartphone auf Arbeit erlauben soll, ist es im Arbeitsalltag schon längst als notwendiges Tool angekommen.

Bereits 2017 ergab eine Studie von Samsung, dass viele Menschen ihr Smartphone nicht nur auf Arbeit, sondern auch zur Arbeit verwenden. Befragt wurden über 1200 Arbeitnehmer in unterschiedlichen Bereichen, darunter Fahrer, Pflegepersonal, Bauarbeiter und Geschäftsleute.

93%

aller Befragten verwenden ihr Smartphone zum Arbeiten und zwar circa für ein Drittel des Arbeitstages.

Zu den häufig genannten Einsatzgebieten zählen der Studie zufolge E-Mails, SMS und Anrufe. Doch auch berufliche Apps werden durchschnittlich fünf Mal am Tag verwendet, darunter auch zur Einsicht und Bearbeitung von Dokumenten.

Eine aktuelle Studie von Deloitte bestätigt dies und ergänzt, dass auch die Planung von Terminen sowie die Nutzung von Instant Messengern, um mit KollegInnen und KundInnen zu kommunizieren zu den meistgenutzten Features gehören.

Vorteile von Smartphones für mobile Mitarbeiter

Insbesondere Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, können von Smartphones profitieren. Einsätze beim Kunden oder auch Vertriebsgespräche vor Ort können sowohl für den Mitarbeiter als auch den Lead/Kunden optimiert werden.

  • Routenplanung inklusive Stau- und Baustellenticker
  • Teilnahme an Team-Meetings
  • Planung von Arbeitsvorgängen und systematisches Abarbeiten via digitaler Checkliste
  • Zugriff auf Hinweise zum Kunden bzw. zum Auftrag
  • Automatisiertes, zeitnahes Versenden von Rechnungsunterlagen
  • Einholen von digitalisierten Unterschriften direkt vor Ort
  • Eintragungen von Kommentaren beim Auftrag (wenn beispielsweise etwas fehlt oder falsch geliefert wurde) und Weiterleitung an Kollegen in Echtzeit
  • usw.

Einer der größten Vorteile mobiler Endgeräte liegt in der Verknüpfung von Offline- und Online-Aktivitäten. So ermöglichen es beispielsweise die meisten cloudbasierten CRM-Systeme, Einträge auch offline vorzunehmen. Diese werden dann synchronisiert, sobald das Netz verfügbar ist. Besonders für Mitarbeiter, die auch mal in Gegenden unterwegs sind, in denen die Netzabdeckung nicht ganz so stabil ist, werden nicht in ihrer Arbeit beeinträchtigt.

BYOD oder Firmenhandy?

Obwohl der Begriff “Bring your own device” in den letzten Jahren zunehmend populärer geworden ist und in diversen Branchen zum Alltag gehört (nicht zuletzt, weil es Kosten spart), gibt es gerade in Europa zahlreiche Herausforderungen, die sich ergeben, wenn Unternehmen kein Firmenhandy anbieten, sondern Mitarbeiter eigene Geräte zur Arbeit verwenden lassen:

Datenschutz: DSGVO kann schwerer eingehalten werden, wenn die genutzten Geräte nicht ausreichend gesichert sind.

Zugriff: Der Zugriff von sensiblen Firmen- und Unternehmensdaten ist rechtlich schwammig, wenn es sich um ein privates Gerät handelt.

Schatten-IT: Mitarbeiter können einfacher Apps verwenden, die nicht von der Unternehmens-IT authorisiert wurden.

Rechtsschutz: inwieweit haftet ein Mitarbeiter für ein in der Freizeit verlorenes oder gestohlenes Gerät?

Kontrolle: Inwieweit darf die Unternehmens-IT Mobile Device Management einsetzen, also die Mitarbeiter-Handys via Apps kontrollieren, um im Ernstfall beispielsweise remote alle Daten zu löschen?

Ein Firmenhandy mag für einige Mitarbeiter aufwändiger sein, da es nun einmal ein zusätzliches Gerät im Alltag ist. Dafür hat das Unternehmen die volle Kontrolle darüber, wie das Gerät eingerichtet wird, wie sicher es ist und welche Apps sich darauf befinden. Viele rechtlich ungenaue oder kritische Fragen können dadurch im Vorfeld umgangen werden.

Zusätzlich kann ein Firmenhandy auch einfacher so eingerichtet werden, dass es sich auch für den privaten Gebrauch eignet. So können die entsprechend notwendigen Sicherheitsvorkehrungen und Apps bereits bei der Ausgabe eingerichtet werden. Der Unterschied zwischen dem privaten Handy liegt dann im Eigentum und in bestimmten Regeln und Vorgaben, die vom Unternehmen dadurch klarer festgelegt werden können.


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