Digitalisierung in Unternehmen: warum läuft es nicht so effizient wie in einem Uhrwerk?

Digitalisierung in Unternehmen: Hauptsache effizient

42% aller Unternehmen in Deutschland wünschen sich von der Digitalisierung vor allem eine Steigerung der Effizient interner Prozesse. Aber wird das auch in der Praxis gelebt?

In der vom Software-Anbieter IFS in Auftrag gegebenen Studie wurden 750 Entscheider aus 16 Ländern zu Investitionen und Zielen der digitalen Transformation befragt. Im weltweiten Vergleich unterscheidet sich die Antwort nur um ein Prozent (43%).

Status quo Digitalisierung: it’s complicated

In der Praxis hat dieses Ziel jedoch oftmals mit größeren, sowohl technologischen, rechtlichen als auch kulturellen Hürden zu kämpfen. In einer Umfrage des Deutschen Gewerkschaftsbundes wurden 10.000 deutsche Beschäftigte zu ihren Arbeitsbedingungen gefragt. Das nüchterne Ergebnis: 46% der Befragten sind durch neue Technologien stärker belastet als früher (Quelle: Tagesschau). Von Effizienz kann hier keine Rede sein.

Die Gründe dafür sind vielfältig:

  • Neue Technologien werden oft nicht in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern eingeführt, die diese am Ende auch nutzen. Das Resultat: Arbeitsprozesse werden nicht wirklich optimiert, sondern müssen teilweise völlig neu aufgesetzt oder unnötig umgestaltet werden.
  • Im Rahmen dessen verzichten leider viele Unternehmen auf das sogenannte „Change Management“. Anstelle die digitale Transformation unternehmensweit frühzeitig zu kommunizieren und zu planen, wird quasi über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg entschieden. Die Akzeptanz neuer Technologien und Prozesse sinkt dadurch gewaltig.
  • Anwendungen sind nicht miteinander kompatibel, so dass im schlimmsten Fall manuell Datenabgleiche für verschiedene Anwendungen und Datenbanken gemacht werden müssen.
  • Das Gleiche gilt für digitale und physische Datensätze. Diverse Dokumente müssen gemäß deutschem Recht noch physisch aufbewahrt werden. Auch wenn die Digitalisierung in der alltäglichen Arbeit Vorteile mit sich bringt, müssen Dokumente so weiterhin physisch angelegt, archiviert und gepflegt werden, was am Ende für den Mitarbeiter doppelten Aufwand bedeutet.
  • Ein weiteres, bereits dokumentiertes Problem: obwohl neue Anwendungen eine große Funktionsvielfalt haben, wissen viele Mitarbeiter durch eine mangelhafte Einarbeitung nicht, wie diese auch effizient genutzt werden können. Die eigentlichen Vorteile der neuen digitalen Prozesse bleiben so verborgen.

Einer Studie von Sage zufolge werden in 88% aller Unternehmen die Software-Anwendungen nicht ausreichend genutzt. In derselben Studie gaben ein Viertel aller Befragten auch an, dass die fehlende Schulung für neue Software daran Schuld sei.

Wie kann man Effizienz durch Digitalisierung schaffen?

Die Antwort auf diese Frage klingt einfach, bedarf jedoch ein Umdenken, dass sich nicht von heute auf morgen umsetzen lässt.

Software und neue Technologien sollten nicht ihrer selbst willen, sondern nach klaren Bedarfslisten ausgesucht und eingesetzt werden. Dabei sollte die Entscheidung darüber, was eine Anwendung leisten muss, nicht nur vom Management, sondern auch von den Nutzern (also den Mitarbeitern) ausgehen. Kurzum: nicht die Technologie sollte bestimmen, was mit ihr gemacht wird, sondern der Bedarf im Unternehmen (und/oder beim Kunden) sollte bestimmen, wie die Technologie aussehen muss.

Bindet man die Mitarbeiter frühzeitig in diese Entscheidungs- und Auswahlprozesse mit ein, so hat dies den Vorteil, dass die Einarbeitung schneller geht und die Software alle notwendigen Anforderungen erfüllt. Außerdem sorgt das Vorgehen dafür, dass die Akzeptanz höher ist, da die Mitarbeiter das Gefühl haben, Teil der Entscheidung gewesen zu sein.

Mangelnde Akzeptanz ist übrigens einer aktuellen Bitkom-Studie zufolge eine der Top Drei Herausforderungen bei der digitalen Transformation deutscher Unternehmen. Ganze 29% aller befragten Unternehmen beklagen fehlende Akzeptanz in der Belegschaft.

In unserem Whitepaper „Die 3 Phasen Ihrer CRM-Softwareauswahl – Schritt für Schritt zum richtigen CRM-System“ erfahren Sie übrigens nicht nur auf der Suche nach einer CRM-Software, wie Sie am besten vorgehen, um die Software zu finden, die auch zu Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern passt.

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