Person hält Glaskugel hoch, in der sich ein Wald reflektiert

Die Digitalisierung kann dabei helfen, Datensilos aufzubrechen und Information zentral zur Verfügung zu stellen. Im Alltag verliert sich dieses Ziel jedoch oft in der Vielzahl an digitalen Anwendungen und Workflows.

Die Zeiten der physischen Aktenordner, isolierten Excel-Tabellen und Insellösungen neigen sich dem Ende zu. Mit der digitalen Transformation werden Arbeitsplätze immer digitaler. Und das auch immer schneller, denn durch die Pandemie mussten zwangsläufig viele Prozesse ins Virtuelle verlagert werden, damit Mitarbeitende auch im Home Office arbeiten können.

Das hat vor allem Vorteile, da digitalisierte Daten zentraler gelagert und verarbeitet werden können. Dadurch hängt der Zugriff nicht vom eigenen Standort ab. Prozesse können beschleunigt werden und Daten sind mobil verfügbar.

Die klassischen Datensilos, die aus unterschiedlichen Perspektiven problematisch sind, werden damit zunehmend minimiert und durch zentrale Datenplattformen ersetzt.

Der Haken: Es fehlen Workflows für Datentransparenz

Theoretisch sollte nun jede Person im Unternehmen Zugriff auf die richtigen Daten und Dokumente haben. Im Alltag zeigt sich jedoch häufig, dass dies noch lange nicht der Fall ist.

Die Zusammenführung von Daten auch bei implementierten CRM- und Marketing Automation-Systemen nimmt weiterhin viel Zeit in Anspruch. 82 % aller Befragten einer CX-Studie haben Probleme mit unterschiedlichen Aspekten der Datenverarbeitung. Einer Bitkom-Studie zufolge nutzt nur knapp jedes zweite Unternehmen Anwendungen, um Dokumente zu digitalisieren und nur 41 % setzen ein elektronisches Archiv und Dokumentenmanagement ein.

Hinzu kommt, dass durch die Digitalisierung im Arbeitsalltag eingeübte Prozesse neu aufgesetzt und gelernt werden müssen. Auch aus eigener Erfahrung erfordert es beispielsweise Zeit und Mühe, E-Mails zu reduzieren, um stattdessen auf zentralen Kommunikationsplattformen Dokumente zu teilen und zu besprechen. Und genau an dieser Stelle entstehen oft die größten Konflikte, wenn es darum geht, die Digitalisierung auch vollständig zu nutzen.

Wer es jahrelang gewohnt war, Dokumente auf seinem Rechner zu speichern und allenfalls Kopien als E-Mail-Anhang zur Bearbeitung zu verschicken, der wird nicht von heute auf morgen nahtlos die neue digitale Dokumentenablage nutzen und eine Datei mit allen zur Bearbeitung teilen.

5 Tipps für smarte digitale Workflows

Unternehmen, aber auch einzelne Teams müssen ihre Prozesse im Rahmen der Digitalisierung neu aufsetzen, damit die vorhandenen technologischen Möglichkeiten auch sinnvoll genutzt werden können.

Klare Workflows aufsetzen

Zu Beginn ist es wichtig, dass jeder Nutzer über den neuen Workflow aufgeklärt wird. Im Idealfall wurde dieser auch im Team bzw. in einem repräsentativen interdisziplinären Team festgelegt.

Der Workflow muss dabei verständlich sein. Enthält er neue Technologien, ist es notwendig, dass alle Nutzer Zugriff auf diese Technologien haben. Zusätzlich sollten Trainings bereitgestellt werden, um die Nutzung der Technologien verständlich zu erklären.

Im Rahmen von legalen und Compliance-Anforderungen ist es wichtig, die Nutzer in die Gestaltung ihrer Workflows mit einzubeziehen. Nur so kann garantiert werden, dass die tatsächlichen Nutzeranforderungen auch berücksichtigt werden und mögliche Hürden frühzeitig erkannt werden. Nicht selten sorgen neue digitale Prozesse für Frustration, wenn diese das Kernproblem des „alten“ Prozesses nicht verbessern, sondern duplizieren oder sogar noch verschlimmern.

Bei der Umsetzung der Workflows sollten Fehler mitgedacht und Probierräume ermöglicht werden. Es ist ganz normal, dass Nutzer nicht sofort alles richtig machen, daher sollten die Workflows besonders am Anfang so aufgebaut sein, dass Fehler gemacht werden können, ohne dass das ganze System zusammenbricht.

Die Regeln für den Workflow sollten nicht nur enthalten, wie dieser funktioniert, sondern auch, wann er angewandt werden soll und wann nicht. Gerade bei der Umstellung bzw. Reduzierung von Kommunikationskanälen muss klar sein, wann beispielsweise ein Dokument weiterhin per E-Mail verschickt werden kann/soll.

Taxonomien festlegen

Dokumente, Kanäle, Anwendungen, etc. brauchen verständliche Namen und Bezeichnungen, so dass die Arbeit im Digitalen für alle einfacher wird. Oft haben Nutzer aus Gewohnheit ihre eigenen Taxonomien und vergessen beispielsweise beim Hochladen von Dokumenten, diese auf den Standard anzupassen.

Hinzu kommt, dass in vielen Unternehmen für viele Prozesse vorher keine Taxonomien eingehalten wurden, entweder, weil nur eine Person für bestimmte Prozesse zuständig war, oder weil eine Umstellung zu aufwändig gewesen wäre.

Werden Dokumente zentral abgelegt, müssen diese jedoch logisch benannt und einfach auffindbar sein. Gerade eine zentrale Dokumentenablage enthält nämlich in der Regel so viele Dokumente, dass es teilweise unmöglich ist, Dateien zu finden, die vor ein paar Monaten oder sogar Jahren hochgeladen wurden.

Dies gilt für Content Management-Systeme wie auch für Projektmanagement-Anwendungen.

Zur Taxonomie gehören dabei auch logische Unterordner und Metadaten, etwa in welcher Sprache ein Dokument verfasst ist, für welchen Unternehmensbereich es angelegt wurde, etc.

Anwendungen smart verknüpfen

In den meisten Unternehmen gibt es zentrale Systeme, die zahlreiche Prozesse verarbeiten und Unternehmensbereiche verknüpfen. Das könnte ein CRM-System sein, eine Marketing Automation-Anwendung oder ein Content Management-System. Oft brauchen Nutzer jedoch zusätzlich Anwendungen, die nicht immer vom genutzten System abgedeckt werden, so dass weitere Apps hinzugezogen werden müssen.

Bei der Wahl der Apps sollte immer auch beachtet werden, ob diese sich mit den ansonsten genutzten Systemen verknüpfen lassen. Zusätzlich lohnt der Blick auf bereits verfügbare Apps. Allerdings wissen Nutzer nicht immer, dass sie diese zur Verfügung haben, wenn diese beispielsweise nicht offiziell eingeführt wurden. Eine Übersicht, die auf Anfrage von der IT geliefert werden kann, ist hier hilfreich. Dadurch können Prozesse schlank gehalten und Kosten gespart werden.

Gerade bei Anwendungen, die nicht mit den verwendeten Systemen verknüpft werden können, müssen Nutzer sich überlegen, wie sie (digitale) Datensilos verhindern können. Hier muss ausgewertet werden, ob der Mehrwert der App den Mehraufwand einer (manuellen) Datenübertragung lohnt.

Tools sinnvoll nutzen

Diese etwas allgemeine Überschrift bezieht sich eigentlich konkret auf die Anzahl der genutzten Anwendungen und Tools. Oft stehen mit der digitalen Transformation plötzlich zahlreiche neue Widgets, Apps und Tools zur Verfügung. Unterschiedliche Teams haben unterschiedliche Bedürfnisse und entscheiden sich daher für unterschiedliche Anwendungen.

Das kann schnell dazu führen, dass Nutzer sich mit einer Flut an Anwendungen konfrontiert fühlen, die schnell für Frustration sorgen. Muss für jedes Projekt ein neues Tool genutzt werden, so sinkt die Produktivität und es kann sich keine Routine einstellen.

Auch muss darüber nachgedacht werden, wie sinnvoll es ist, Daten immer wieder doppelt in unterschiedlichen Anwendungen zu pflegen, wenn diese nicht miteinander verknüpft sind.

Entsprechend sollte die Frage beim Einsatz eines neuen Tools immer sein, wie sehr dieses Tool der Arbeit nutzt, wie sehr es Zeit spart und wie nachhaltig es eingesetzt werden kann (also für ein einzelnes Projekt oder für zahlreiche Projekte?).

Workflows prüfen & anpassen

Digitale Workflows sind nicht in Stein gemeißelt und sollten es auch nicht sein. Für viele Nutzer kann der Wandel für Frust sorgen. Das liegt häufig nicht an den verwendeten Systemen, sondern beispielsweise an einer Doppelbelastung. Wenn weiterhin physische Dokumente gepflegt werden müssen oder wenn die neuen Workflows mehr Zeit in Anspruch nehmen als die Alten wird der Wandel schnell zum Hindernis.

Es lohnt sich daher, die Workflows regelmäßig zu prüfen. Lassen sie sich optimieren, gibt es bessere, einfache Lösungen? Kann man eventuell sogar einzelne Tools aus dem Workflow herausnehmen oder Schritte reduzieren?

Dies kann übrigens auch in kleineren Teams erfolgen. Solange die Zusammenarbeit mit anderen Teams dadurch nicht beeinträchtigt wird, spielt eine größere Entscheidungsfreiheit über Prozesse eine Rolle darin, wie offen Nutzer neue Anwendungen aufnehmen.


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