Leerer Kuchenteller mit Kruemeln und Gabel

Nach dem Pandemie-Jahr 2020 sind viele Unternehmen auf Sparkurs gegangen, um den aktuell unsicheren Marktbedingungen entgegenzuwirken. Gartner-Autor Brian Michelotti weist jedoch darauf hin, dass Kostenreduktion smart gestaltet werden muss, um wirklich langfristige Ziele zu erreichen.

Im Fachbeitrag nennt Michelotti Fehler, die häufig bei der Einsparung von Unternehmenskosten gemacht werden. Diese wurden in einem ExpertInnen-Panel von Gartner besprochen, inklusive möglicher Wege, sie zu verhindern. Das Webinar kann übrigens hier angeschaut werden. Die relevantesten Punkte werden im Folgenden zusammengefasst und kritisch erläutert.

  1. Unrealistische Einschnitte in allen Bereichen

Kostenreduktion muss gut geplant sein, daher ist es notwendig, sich zu überlegen, an welcher Stelle sinnvoll gespart werden kann. Viele Unternehmen streichen derweil unternehmensweit und können dadurch den eigenen Zielen schaden. Wird in geschäftskritischen Bereichen ein Einschnitt im Budget gemacht, so drohen hier langfristige Einbußen in der Produktivität.

Gartner zufolge schaffen es nur 43 % aller Führungskräfte, ihre Sparziele im ersten Jahr der Kostenreduktion zu erreichen. Das liegt daran, dass die Ziele nicht sind. Eine Kostenanalyse ist hier notwendig, um unnötige Kostentreiber und mögliche Sparmaßnahmen zu identifizieren.

Ich persönlich empfehle auch, diese Analyse in enger Zusammenarbeit mit den entsprechenden Stakeholdern zu unternehmen. Potenzielle Gründe für oder gegen die Sparmaßnahmen werden klarer, wenn Personen im Entscheidungsprozess involviert sind, die direkt davon betroffen sind. Zusätzlich werden die Maßnahmen eher akzeptiert, wenn sie im Dialog mit den Mitarbeitenden erarbeitet wurden.


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  1. Innovation wird im Keim erstickt

Gartner nennt ein interessantes Phänomen, das häufig in Unternehmen bei der Kostenreduktion auftritt. So wird zwar weiterhin in innovative Projekte investiert, dies passiert jedoch häufig eher punktuell. Netzwerke innerhalb des Unternehmens, die dafür sorgen, dass Mitarbeitende interdisziplinär an neuen Ideen arbeiten können, werden derweil im Rahmen der Einsparungen oft geopfert.

Unternehmen müssen also darauf achten, den Ideenfluss weiterhin zu fördern, da dieser sehr viel mehr Potenzial bietet, um Innovation aus bestehenden Pain Points oder Optionen heraus zu entwickeln. Das bedeutet nicht, dass einzelne Projekte nicht gefördert werden sollen, doch dies sollte nicht auf Kosten größerer Think Tanks geschehen.

  1. Keine Pläne für die Digitalisierung

Aktuell steht die Digitalisierung (teilweise notgedrungen) an erster Stelle in vielen Unternehmen. Gartner zufolge gehört die digitale Transformation bei mehr als 70 % aller Vorstände zu den Top Prioritäten nach der Pandemie. Allerdings haben viele Unternehmen zwar das Budget, aber keine konkreten Pläne, wie diese Digitalisierung aussehen soll.

Ich persönlich würde auch ergänzen, dass es nicht unbedingt hilfreich ist, erst nach der Pandemie in die Digitalisierung investieren zu wollen. Im letzten Jahr hat sich der Wechsel vieler Alltagsbereiche vom Analogen ins Digitale derart drastisch vollzogen, dass Unternehmen im Grunde schon jetzt die Bereiche digitalisieren müssten, die durch ein verändertes Kundenverhalten oder andere neue Arbeits- und Kollaborationsmodelle betroffen sind.

  1. Vorschnelle Entscheidungen

Zwei von drei IT-Managern bereuen Technologiekäufe, da sie im Nachhinein vertraglich oder preisliche Nachteile festgestellt haben. Hier zeigt sich, wie wichtig die bereits erwähnte Planung ist, und zwar mit konkreten Zielen und Anforderungen.


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Gerade bei Investitionen, die hochpreisig sind, komplexe Prozesse erfordern bzw. viele Prozesse im Unternehmen betreffen, lohnt sich eine sorgfältige Evaluation inklusive einem Anforderungskatalog, der in Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern entsteht. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass die Investition:

  • den technischen Anforderungen der bestehenden IT entspricht
  • die Funktionalitäten erfüllt, die notwendig für die betroffenen Unternehmensbereiche sind
  • Schnittstellen zu anderen Systemen bietet
  • sich an bestehende Prozesse anpassen lässt
  • benutzerfreundlich ist
  • einen ausreichenden Service bietet

Zusätzlich sollten Verträge sorgfältig geprüft und versteckte Kosten identifiziert und besprochen werden. Dazu gehört beispielsweise auch, ob und welche Support-Optionen im Preis inbegriffen sind oder potenziell zusätzlich berechnet werden.

  1. Einsparungen transparent kommunizieren

Obwohl dies im Beitrag nicht erwähnt wird, möchte ich kurz darauf zu sprechen kommen, wie wichtig die Kommunikation ist, wenn es um Einsparungen geht. Gerade in Krisenzeiten steigt die Unsicherheit auch bei Mitarbeitenden, weshalb Sparkurse oft als direkte Bedrohung gesehen werden können. Unternehmen müssen transparent und empathisch kommunizieren und die Mitarbeitenden „mitnehmen“. Andernfalls droht eine geringe Akzeptanzrate der Veränderungen und die Motivation sinkt.

Dies ist übrigens auch ein guter Weg, um zu prüfen, ob die Einsparungen strategisch sinnvoll sind oder gemäß Punkt 1 eher kurzfristig gedacht wurden. Lassen sich Einsparungen nicht logisch und nachvollziehbar gegenüber den Mitarbeitenden erläutern, so stellt sich die Frage, ob sie es tatsächlich sind.

Fazit: Kostenreduktion strategisch denken

Bei der Optimierung von Kosten geht es nicht nur um das Reduzieren des Budgets, sondern auch darum, die richtigen Investitionen zu tätigen, um Prozesse zu optimieren, Geschäftsbereiche auszubauen und langfristig einen gesunden Wachstum zu ermöglichen. Ein harter Schnitt im Budget ist daher vielleicht kurzfristig hilfreich, hemmt jedoch auf Dauer das Wachstumspotenzial, was sich nicht selten früher oder später in der Qualität des Kundenmanagements widerspiegelt.

Unternehmen müssen strategisch vorgehen und Kostentreiber wie auch Optimierungspotenziale identifizieren. Dadurch können unnötige Kostenstellen reduziert und Investitionen getätigt werden, die auf Dauer Kosten sparen, indem sie beispielsweise durch Automatisierung Ressourcen freimachen, Kundenprozesse optimieren oder Entwicklungspotenziale ermöglichen.

Wichtig ist, dass aus der Strategie am Ende auch ein klarer Plan wird, der transparent kommuniziert und unternehmensweit umgesetzt werden kann. Nur so kann auch garantiert werden, dass die Akzeptanz der Einschnitte und Veränderungen wächst.


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