Flugzeug am Himmel

Dieses Jahr hat meine Kollegin Sabine Kirchem diverse Interviews mit Managern zur digitalen Transformation geführt. Ein roter Faden hat sich insbesondere in der Einführung gezeigt: der Trend geht zum Pilotprojekt in einzelnen Bereichen, die anschließend als Use Case für den Rest des Unternehmens dienen.

Was ist ein Pilotprojekt?

Der englische „Pilot“, kann nicht nur als „Flugzeugpilot“, sondern auch als „Lotse“ übersetzt werden. Pilotprojekte stehen für einen Versuch in einem kleinen, abgesteckten Rahmen, um zu evaluieren, ob sich das Vorgehen auch in einem großen Rahmen lohnt.

Durch den Piloten können so Erkenntnisse über die Kosten, die Vor-, aber auch Nachteile, die Akzeptanz, den Aufwand, etc. gewonnen werden. Sie ermöglichen eine Testphase mit einem geringeren Risiko und können bei Erfolg bereits die Rahmenbedingungen für das komplette Projekt liefern.

Alles, was im Piloten gelernt wurde, kann später großflächig weitervermittelt und angewandt werden. Ursprünglich wurde der Pilot in der Wissenschaft verwendet, doch mittlerweile ist er auch in Unternehmen sehr verbreitet, insbesondere, wenn es um das Austesten von neuen Prozessen, Methoden und Technologien geht.

Was muss man bei einem Pilotprojekt beachten?

  1. Ziele festlegen

Bei einem Piloten gibt es in der Regel zwei Zielbereiche. Zum Einen müssen die Ziele des Testobjektes festgelegt werden. Was soll sich durch die Erneuerung positiv verändern? Und wie kann dies gemessen werden? Wie Paul Roberts auf Medium schreibt, kann es auch hilfreich sein, zu definieren, was nicht getestet werden soll. Das kann dabei helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Prioritäten festzulegen.

Zum anderen soll natürlich der Pilot eine klare Antwort darauf geben können, ob die Erneuerung ausgeweitet wird oder nicht. Bei einer positiven Antwort ist ein weiteres Pilotziel außerdem der Use Case inklusive Handlungshinweise und Best Practices.

Ein Pilotprojekt kann also auch dann erfolgreich gewesen sein, wenn es die Erkenntnis bringt, dass die getestete Software oder Methode nicht für das Unternehmen geeignet ist.

  1. Den Bereichsrahmen festlegen

Als Bereichsrahmen sollte man ein Team, einen Unternehmensbereich, etc. festlegen, der a.) die größten Vorteile bei b.) den geringsten Risiken durch das Projekt erzielen kann. Ein entweder/oder-Ansatz ist hier nicht geraten, da das Projekt einerseits erste Gewinne/Vorteile erzielen sollte und andererseits einen gewissen Fehlerspielraum benötigt, um potenzielle Nachteile und Hindernisse zu identifizieren und auszuwerten.

  1. Den Zeitrahmen festlegen

Ein konkreter Zeitrahmen für das Pilotprojekt ist notwendig, da der Pilot immerhin nur der erste Schritt einer geplanten umfassenden Erneuerung ist. Der Zeitrahmen muss so gesetzt werden, dass die Mitarbeiter genug Zeit haben, sich einzuarbeiten, neue Prozesse zu erlernen und zu verinnerlichen und Fehlerquellen zu beheben.

Sprich, es muss genug Zeit sein, damit die Erneuerung zum Arbeitsalltag werden kann. Nur dann kann am Ende des Zeitrahmens auch eine konkrete Aussage über den Erfolg oder Misserfolg der Erneuerung gemacht werden.

  1. Aktive Teilnehmer bestimmen

Wer ist im Pilotprojekt involviert? Diese Frage sollte zeitnah beantwortet werden, da es bei der weiteren Planung notwendig ist, zu wissen, wer beispielsweise eine Weiterbildung braucht, wie viele Ressourcen für die Testphase zur Verfügung stehen, etc. Bei einer neuen Software stellt sich beispielsweise auch die Frage, wie viele Accounts angelegt und freigeschaltet werden müssen, was wiederum die Kosten beeinflussen kann.

Zusätzlich kann es einen enormen Einfluss auf den Erfolg haben, wie motiviert die Teilnehmer sind. Ein Pilotprojekt, dessen Teilnehmer keine Lust auf Veränderungen haben, ist von vornherein zum Scheitern verurteilt.

  1. Ressourcen bestimmen

Wieviel Geld kostet das Pilotprojekt und welche Ressourcen müssen zur Verfügung gestellt werden? Braucht man zusätzliche Ressourcen, z.B. in der Weiterbildung oder zur Implementierung, gibt es einmalige Dienstleistungen, die notwendig sind (Programmierung, Webseitendesign, etc.)? Eine gute Planung muss Bedarfe antizipieren.

  1. Training & Weiterbildung planen

Eine Veränderung in Prozessen, Methoden und Technologien kann auch neue Wissens- und Anwendungsanforderungen mit sich bringen. Entsprechend muss geklärt sein, wer im Team was lernen muss, um im Pilotprojekt auch weiterhin seine Aufgaben zu erfüllen. Nicht immer lässt sich dies intern abdecken.

Das, was das Pilot-Team in dieser Vorbereitungsphase lernt, kann es übrigens später an die Kollegen weitergeben, um so Weiterbildungskosten zu sparen.

  1. Alle Stakeholder mitnehmen

Pilotprojekte betreffen meistens nicht nur die Mitarbeiter, die direkt im Projekt involviert sind. Eine frühzeitige Kommunikation hilft dabei, die Akzeptanz gegenüber den Neuerungen zu erhöhen. Dazu gehören auch Investoren, Partner oder Kunden, wenn es sich denn um Änderungen handelt, die diese Stakeholder betreffen.

  1. Kommunikationsstrategien bestimmen

Entsprechend notwendig ist auch eine klare Kommunikationsstrategie über das gesamte Pilotprojekt hinweg. Ein häufiger Fehler ist eine sehr intensive, überwältigende Informationsflut zu Beginn des Projektes gefolgt von einer absoluten Ebbe bis zum Ende.

Zu den Meilensteinen des Projektes sollte immer auch die Kommunikation dieser Meilensteine an die betroffenen Stakeholder gehören. Wie diese Kommunikation erfolgen soll, muss im Vorfeld klar definiert werden.

  1. Feedback organisieren

Alle Stakeholder, insbesondere diejenigen, die aktiv am Pilotprojekt beteiligt sind, sollten offene Kommunikationswege für Kritik, Feedback und Fragen haben. Neben den KPIs sind auch persönliche Meinungen, Eindrücke und Erlebnisse Indikatoren für Hindernisse.

Mehr noch, sie können Optimierungen und andere lösungsorientierte Hinweise für den Erfolg des Projektes liefern. Daher ist auch wichtig, dass das Feedback nicht nur gesammelt, sondern bereits während des Projektes ausgewertet wird.

PS: Ich empfehle übrigens Feedback-Methoden, die von den Beteiligten positiv aufgenommen werden und keinen allzu großen administrativen Aufwand mit sich bringen. Wöchentliche, 10-seitige Umfragebögen sollten daher vielleicht durch andere, alltagstauglichere Formen ersetzt werden.

  1. Messwerte bestimmen & dokumentieren

Ganz im Stil der modernen, agilen Arbeitsweise sollte der Erfolg des Projektes nicht erst am Ende gemessen werden. KPIs sollten bereits zwischendurch gemessen und geprüft werden. Immerhin ist ein Pilot auch dazu da, Best Practices vorzugeben. Das gelingt natürlich nur, wenn Hindernisse frühzeitig erkannt und alternative Herangehensweisen etabliert werden können.

Die Dokumentation sollte umfassend sein und nicht nur KPIs und Reportings enthalten. Auch schriftliches Feedback, z.B. in Form von Interviews oder Mitarbeiterumfragen, sollte dazugehören, ebenso wie Änderungen im Vorgehen bzw. der Planung.

Auch hier gilt: im Idealfall ist der Pilot ein Use Case, der auf die Ausweitung des Projektes angewandt werden kann. Je mehr Information der Use Case bietet, desto entspannter kann das Projekt großflächig erfolgen.

Agil bleiben trotz Planung

Die Rahmenbedingungen, also die Roadmap, die Meilensteine, KPIs, Ressourcen, etc. sollten so festgelegt werden, dass die Mitarbeiter genügend Spielraum haben, auf Veränderungen einzugehen. Optimierungen und Lösungsvorschläge sollten möglich gemacht werden, ohne die Rahmenbedingungen zu sprengen oder die festgelegten Ziele aus den Augen zu verlieren.

Hier mag an der ein oder anderen Stelle auch Fingerspitzengefühl gefragt sein. Die Grenze zwischen Flexibilität und Chaos kann gerade bei völlig neuen Methoden und Prozessen verschwimmen. Umso wichtiger sind die Ziele des Pilotprojektes. Diese müssen klar und verständlich für jeden einzelnen Stakeholder formuliert sein. Sie dienen quasi als Leuchtturm, selbst, wenn es mal nicht so funktioniert wie geplant.


Nutzen Sie das Know-how Ihrer Mitarbeiter, um innovative Projekte ins Leben zu rufen. Erfahren Sie mehr darüber in unserem Factsheet.


 

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