Spielfiguren im Kreis

Seit diesem Jahr hat die ec4u eine Zweigniederlassung in Sofia, Bulgarien. Holger Hutzl, Geschäftsführer des bulgarischen Standorts, leitet dort das Team und erzählt im Interview, wie die internationale Zusammenarbeit gelingt.

Angefangen hat alles 2017, als die ec4u nach Möglichkeiten für ein Nearshore-Center gesucht und dank eines bestehenden Netzwerks in Bulgarien gefunden hat. Als Teil der Europäischen Union sowie einem engen Kontakt mit dem Beratungsunternehmen Bulpros bot sich Sofia an, um den hohen Ressourcen-Aufwand diverser ec4u-Projekte zu covern.

Nun sollen bis Anfang 2020 rund 45 Bulpros-Mitarbeiter übernommen werden. Bislang sitzen bereits ca. 10 neue Mitarbeiter im neuen Büro in Sofia, weitere 35 sollen bis Januar 2020 nachkommen. Platz ist im neuen Büro für rund 90 Mitarbeiter.

Im Interview mit Sabine Kirchem erzählt Holger Hutzl, Geschäftsführer des bulgarischen Standorts, wie die Einarbeitung mit dem neuen Team gelingt, welche kulturellen Unterschiede es gibt und was ganz besonders wichtig ist, um die internationale Zusammenarbeit zu fördern.

Kulturelle Unterschiede

Sabine Kirchem (SK): Spürst Du kulturelle Unterschiede im Arbeitsalltag?

Holger Hutzl (HH): Ja, aber die sind wesentlich geringer als ich gedacht habe. Natürlich liegt das auch an Sofia. Da lebt knapp ein Fünftel aller Bulgaren, die aus allen Landteilen kommen. Aber in Sofia leben auch viele Ausländer und dadurch vermischt sich das sehr stark, der kulturelle Unterschied wird geringer.

SK: Wie nimmst Du die sprachliche Hürde wahr?

HH: Da müssen wir alle auf Englisch ausweichen, denn Bulgarisch sprechen die deutschen KollegInnen nicht. Und Deutsch reden auch nur wenige Bulgaren, das war auch überraschend. Man muss kulturell-sprachlich auch die Feinheiten beachten.

In Bulgarien ist vieles auch hierarchisch geprägt, da wird auch mal „Ja, das habe ich verstanden“ gesagt, selbst wenn das nicht der Fall ist. Da Englisch für beide Seiten keine Muttersprache ist, kommt es da schnell zu Missverständnissen, wenn man nicht nachfragt.

SK: Die ec4u ist ja eine responsive Organisation, wie passt das mit bulgarischen Hierarchien zusammen?

HH: Das ist ein interessanter Prozess. Man muss die Leute mitnehmen, deshalb bin ich auch oft vor Ort. Die KollegInnen haben bisher primär hierarchisch gearbeitet, aber man merkt, dass sie Lust auf die responsive Organisation haben. Ich sehe das als Vorteil. Wenn man sie an die Hand nimmt und zeigt, dass sie auch Dinge ausprobieren, direkt mitarbeiten und entscheiden können, erhöht das die Motivation sehr.

Onboarding & Tools

SK: Wie fand denn das Onboarding statt?

HH: Ehrlich gesagt am Anfang noch nicht so strukturiert. Im ersten Schritt hatten wir neun Mitarbeiter direkt übernommen und an denen sehen wir, was wir noch final regeln müssen, was für ein Onboarding fehlt, etc. Wir sind aktuell dabei, alles final so zu regeln, dass uns das Onboarding im Januar gelingt, wenn dann 35 Leute auf einen Schlag übernommen werden. Da müssen die Prozesse stimmen. Aktuell haben wir ein wenig Probezeit.

SK: Heutzutage bedeutet ein Onboarding ja auch immer, mit den Tools und Anwendungen des Unternehmens vertraut zu machen. In diesem Fall hatten die neuen Mitarbeiter bei Bulpros ja auch ihre eigenen Anwendungen. Wird da die ec4u-Technologie 100%ig eingeführt, oder werden auch Tools übernommen, die bei Bulpros eingesetzt wurden?

HH: Wir wollen schon die ec4u-Tools durchgängig einführen, weil es auch die Integration erleichtert. Es geht ja auch nicht darum, neue Prozesse zu erfinden, sondern die Serviceleistung, die wir bei der ec4u mit viel Erfahrung nutzen, zum Einsatz zu bringen. Das geht nicht immer 100%, aber wir sind schon sehr nah dran.

SK: Bei der ec4u arbeiten wir ja viel mit Office 365, vor allem in der Kommunikation. Denkst Du, dass es die Zusammenarbeit über die Distanz einfacher gestaltet?

HH: Die Tools unterstützen schon sehr. Damals gab es durch Skype und andere Anwendungen auch schon diverse Tools, aber mit Teams ist das natürlich wesentlich leichter.

SK: Welche ec4u-Portfolio-Themen und Leistungsbereiche decken die KollegInnen ab?

HH: Wir decken mit unterschiedlichen Teams große Bereiche des ec4u-Portfolios vor Ort ab. Bei einigen Themen haben wir uns schwerer getan als bei anderen, die richtigen Leute zu finden, da haben wir dann selbst ausgebildet. Da ist dann ein Kollege hingefahren und hat vier Monate lang betreut und ausgebildet.

Wichtig ist, dass wir ein Bild davon haben, wer was kann und wie es zu unserer Strategie passt. Wenn wir mal eine Fachkenntnis brauchen, die nicht wirklich zum Kerngeschäft dazugehört, können wir auch mal einen Freelancer dazu nehmen. Und ansonsten gibt es kaum einen Kernbereich, den wir nicht abdecken.

Unternehmenskultur & Integration

SK: Wie bringst Du denn den neuen KollegInnen die ec4u nah? Wir sind ja schon ein eigener Haufen Menschen, haben bestimmte Ideale und Werte, auch über unser Leitbild hinaus. Wie gibt man so etwas weiter, diesen menschlich-kulturellen Aspekt eines Unternehmens?

HH: Das funktioniert nur, indem man häufig vor Ort ist. Aktuell bin ich mindestens alle zwei Wochen da und verbringe viel Zeit mit dem Team. Wir gehen fast jeden Abend essen. Bulgaren sind sehr persönlich, nur so lässt sich Vertrauen aufbauen. Unsere Leitplanken helfen übrigens sehr dabei, besonders wenn es um Hauptthemen geht wie Respekt, Individualismus und Unternehmertum. Das spricht die jungen Leute auch sehr an.

Was auch hilft, ist das ec4u-Brand. Also so einfache Dinge wie Tassen, Visitenkarten oder andere Gegenstände mit den ec4u-Farben und -Logos. Das hilft bei der Identifikation mit dem neuen Unternehmen. Vor allem das neue Büro hilft da sehr, weil wir jetzt viel freier darin sind, diese zu gestalten. Das wollen wir im Laufe des Jahres auch noch ausweiten.

Geschäftsführerrolle am neuen Standort

SK: Wie siehst Du Deine Rolle als Geschäftsführer? Was sind so Deine Hauptaufgaben?

HH: es gibt neben den Standard-Tätigkeiten der Geschäftsführung zwei Kernthemen, die ich hier betonen möchte. Einmal mache ich sehr viel Werbung dafür, dass z.B. die deutschen KollegInnen auch mal nach Bulgarien fahren, um das neue Team persönlich kennenzulernen. Gerade dann, wenn sie in gemeinsamen Projekten arbeiten. Persönliche Meetings, auch mit Kunden, sind wichtig und das muss man auch häufiger tun.

An zweiter Stelle steht für mich, die sprachliche Barriere abzubauen und zwar aktiv. Das heißt, Englisch mehr zu integrieren, etwa in Teamcalls oder in Präsentationen. Aktuell findet vieles in Deutsch statt, was ja auch in Ordnung ist. Aber wenn beispielsweise Präsentationsfolien auf Englisch formuliert werden, selbst wenn der Call dann auf Deutsch stattfindet, kommt man den neuen KollegInnen schon sehr entgegen. Das ist nur eine Frage der Gewöhnung.

SK: Das ist natürlich auch kein neues Thema, wir haben ja beispielsweise auch einen Standort in Spanien.

HH: Ja, aber das ist oft noch sehr auf einzelne Projekte bezogen, das muss auf eine generelle Ebene gehoben werden.  Heute arbeiten wir mit knapp 40-45 Leuten, teils ec4u, teils Bulpros zusammen. Zum Jahresanfang 2020 werden wir ca. 40-50 ec4u-Mitarbeiter aus Bulgarien haben, die immer in Kundenprojekten integriert sind und mitarbeiten. Da muss es selbstverständlicher werden, Englisch zu sprechen bzw. Material auf Englisch bereitzustellen.

SK: Was war für Dich der größte Erfolg und die größte Niederlage in Bezug auf das neue Team und Büro?

HH: Der Umzug in die neuen Räumlichkeiten war sicher ein Erfolg. Der Business Park ist sehr interessant, alles ist ganz modern, mit Relaxing-Zone, wie es sich jeder Arbeitnehmer wünscht. Das passt ja auch zur ec4u. Auch das Team-Event, das wir letztes Jahr hatten, war phänomenal. Eine große Niederlage gab es für mich eigentlich nicht. Das Reisen ist sicher nicht immer ideal, aber daran gewöhnt man sich.

SK: Wie sagt man denn „Hallo“ auf Bulgarisch?

HH: Da sage ich meistens „Tschau“, aber eigentlich heißt es „Добър ден (Dobŭr den)“, das heißt „Guten Tag“. Viel wichtiger ist aber eher „Merci“, das wird auch als „Dankeschön“ benutzt.

Mehr zur neuen Zweigniederlassung können Sie übrigens auch in unserem „Aktuelles“-Bereich nachlesen


Holger HutzlHolger Hutzl ist Managing Director bei der ec4u – Zweigniederlassung Bulgarien und verantwortlich für den Aufbau, die Betreuung und Entwicklung des Teams am Standort in Sofia. Kontakt: LinkedIn Xing  


Sabine Kirchem Sabine Kirchem leitet als Senior Manager Corporate Communications in der ec4u expert consulting ag die Unternehmenskommunikation. Darüber hinaus hat sie bei der Erstellung mehrerer Bücher mitgewirkt, Studien verfasst sowie zahlreiche Fachartikel zu den Themen Customer Journey, CRM und Cloud Computing veröffentlicht.

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Ob im internationalen Team oder im eigenen Office: neue Technologien und Projekte erfordern Change Management. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Factsheet.

 

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