Moderner Arbeitsplatz Lounge

Digitale Transformation, Globalisierung, Informationszeitalter und Generationswandel – was macht den Arbeitsplatz der Zukunft aus und wie können Führungskräfte ihn effektiv für ihre Mitarbeiter gestalten?

Was ist New Work?

„New Work soll Menschen erlauben, zumindest teilweise etwas zu tun, was sie wirklich tun wollen und woran sie glauben.“ (Frithjof Bergmann, Philosoph und Initiator des New Work-Konzepts).

Bergmann kam in den späten 70ern und frühen 80ern auf die Idee, die wachsende Automatisierung von Prozessen positiv zu nutzen und zwar als Ansporn, klassische Arbeitsmodelle neu zu überdenken. Anscheinend beschäftigt diese Frage immer noch Unternehmen und im Rahmen der Digitalisierung und Globalisierung mehr denn je. Ein spannendes Interview mit Bergmann zum Thema können Sie übrigens hier nachlesen

Neben den großen politisch-gesellschaftlichen Konzepten von New Work können jedoch auch individuelle Unternehmen überlegen, wie sie den Alltag ihrer Mitarbeiter anders gestalten können. Noch nie gab es so viele Erkenntnisse darüber, was Mitarbeiter sich wünschen, gepaart mit zahlreichen Tools und Methoden, diese Wünsche umzusetzen.

In diesem Beitrag möchte ich auf drei Bereiche von New Work eingehen, die das Arbeiten ausmachen. Wie können Unternehmen diese Bereiche so beeinflussen, dass Mitarbeiter sich wohl fühlen? Wie kann New Work auch außerhalb großer struktureller Umschwünge gelebt werden? Um die Komplexität verschiedener Arbeitsplätze und -anforderungen zu reduzieren, konzentriere ich mich im Folgenden auf die Arbeit im Büro bzw. am Computer.

Arbeitsplatz & Arbeitszeit – Büro oder Home Office, Großraum, Cubicle oder das eigene Büro? Wie beeinflusst die Arbeitsumgebung das Arbeiten? Welchen Einfluss haben Büromöbel, Platz und die Atmosphäre? Und wie viel Zeit muss oder darf man auf Arbeit verbringen?

Technologie – Fax oder Whatsapp, Digital Workplace oder Excel-Sheet? Welchen Einfluss hat Technologie auf das Arbeiten, warum sind nicht alle Mitarbeiter froh über digitale Prozesse und wie mobil, individuell und flexibel muss und darf es sein?

Kultur – Kultur betrifft oft das ganze Unternehmen, kann jedoch je nach Standort, Team und Hierarchie unterschiedlich wahrgenommen werden. Bringen jüngere Generationen einen Kulturwandel mit sich, findet der Kunde Platz in der Unternehmenskultur und wie sieht eine Unternehmenskultur aus, die Mitarbeitern gut tut?

Arbeitsplatz & Arbeitszeit

Davon ausgehend, dass der Mensch ca. 1/4 (und mehr) seines Tages auf Arbeit verbringt, ist die Arbeitsumgebung ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit. Doch ebenso wie die Qualität von Krankenhausessen oft im Großen Ganzen untergeht, wird auch der physische Arbeitsplatz über KPIs, Bezahlung und Software hinweg häufig vernachlässigt.

58%

aller Mitarbeiter wünschen sich gute Luft am Arbeitsplatz.

Dabei zeigt sich, dass Mitarbeiter gar nicht so anspruchsvoll sind, Unternehmen jedoch oft in den grundlegendsten Bedürfnissen Nachholbedarf haben. Einer Umfrage der Harvard Business Review zufolge legen Mitarbeiter am Arbeitsplatz vor allem Wert auf:

  • Gute Luftqualität
  • Angenehme Beleuchtung
  • Wasserqualität
  • Angenehme Temperaturen
  • Gute Akustik
  • Nähe zur Natur

So simpel diese Ansprüche klingen, so selten gelingt es Unternehmen, diese auch zu realisieren. Die falsche Beleuchtung, ein zu heißes oder zu kaltes Büro oder stickige Luft können zu Müdigkeit, Migräne und Schwindel führen. Im schlimmsten Fall können anhaltende Probleme chronische Krankheiten verursachen. Natürliche Lichtquellen oder zumindest eine Raumbeleuchtung, die dem natürlichen Tageslicht gleicht, sind naheliegende und grundlegende Elemente, damit sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen.

Flexible Arbeitsplätze anstelle von Großraumbüros

Auch die Akustik spielt eine maßgebliche Rolle, insbesondere in Großraumbüros. Der Trend zum geteilten Workspace, der von vielen großen, innovativen Unternehmen gefeiert wird, widerspricht einer Vielzahl an wissenschaftlichen Studien. So kann der Lärmpegel in einem Großraumbüro enormen Stress verursachen, die Konzentration beeinflussen und so auch die Produktivität einschränken.

Mehr noch, eine Studie der Harvard Business School aus dem Jahr 2018 hat ergeben, dass Mitarbeiter sich in Großraumbüros seltener unterhalten, als in kleinen Büroräumen. Der Grund: durch den konstanten Lärm schotten sich die Mitarbeiter eher ab, nutzen Kopfhörer und brauchen mehr Abstand von anderen, um sich zu erholen. Auch fühlen sich Mitarbeiter weniger geschützt.

Da der Arbeitsplatz auch einen individuellen Raum darstellt, der im Idealfall auch personalisiert werden kann, sorgt ein Großraumbüro oft dafür, dass die individuellen Grenzen überschritten werden, die Privatsphäre wird eingeschränkt. Das bedeutet übrigens nicht, dass Konzepte für flexible Arbeitsplätze keine Zukunft haben. Insbesondere bei Unternehmen, in denen Mitarbeiter häufig unterwegs sind oder wahlweise zuhause arbeiten, lohnen sich frei wählbare Arbeitsplätze.

Diese sollten jedoch im Idealfall zusätzlich zu festen Arbeitsplätzen angeboten werden, so dass die Mitarbeiter, die täglich im Büro sind, sich auch „zuhause“ fühlen. Zusätzliche Ruhe- und Konferenzräume helfen außerdem, um verschiedene Arbeitsweisen und Kommunikationsformen zu berücksichtigen.

Home Office – Vertrauen ist wichtig

Statista zufolge bieten mittlerweile durchschnittlich vier von zehn Unternehmen Home Office-Optionen an. Die große Frage, die Statista leider nicht gestellt hat, ist, ob hierbei die Anzahl einzelner Tage im Home Office gegenüber der Option, vollständig von zuhause aus zu arbeiten, überwiegt. In den meisten Unternehmen ist es mittlerweile erlaubt, ab und an zuhause zu bleiben.

Studien belegen derweil, dass die Arbeit von zuhause oft produktiver ist als im Büro. Mitarbeiter können sich die Zeit selbst einteilen und werden nicht so oft gestört, wie im normalen Bürobetrieb. Unternehmen müssen dennoch aufpassen, dass das Home Office keinen negativen Einfluss auf die Work/Life-Balance des Mitarbeiters hat. Die Trennung zwischen Arbeit und Privatleben fällt oft schwerer, wenn die Arbeit im privaten Raum verrichtet wird.

Zusätzlich müssen Unternehmen sichergehen, dass die Mitarbeiter im Home Office sich dennoch als Teil des Unternehmens sehen und auch sozial eingebunden werden. Work-Chats, Telkos und andere Kommunikationsoptionen sind dabei jedoch mittlerweile fortgeschritten genug, um das Home Office aus der Isolation herauszuholen.

Teilzeit & Flexible Arbeitszeiten

Work/Life-Balance spielt aktuell eine große Rolle bei vielen Unternehmen und Arbeitnehmern. Dazu gehört auch, dass sich Unternehmen auf unterschiedliche Lebensmodelle einrichten. Für immer mehr Menschen ist es wichtig, etwa bei der Familienplanung die Möglichkeit zu haben, parallel zu arbeiten, jedoch nicht in der klassischen 40-Stunden-Woche. Neben anderen Arbeitszeitmodellen spielt mittlerweile jedoch auch eine Rolle, wie sehr die Arbeit ins Privatleben eindringt.

Einer Statista-Studie zufolge werden die Pendelstrecken in Deutschland immer länger. Wer länger pendelt, hat weniger Zeit für sich. Mehr noch, Deutschland liegt vorn, wenn es um unbezahlte Überstunden geht. Rund 20 Stunden arbeitet der durchschnittliche Mitarbeiter mehr als in seinem Vertrag steht (Quelle: via welt.de).

Kein Wunder also, dass Optionen wie Home Office, Teilzeit oder flexible Arbeitszeiten immer attraktiver für Arbeitnehmer werden. Automatisierung bzw. Digitalisierung können hier teilweise enorm entlasten, indem sie beispielsweise aufwändige manuelle Aufgaben automatisieren und so Zeit sparen.

Unternehmen müssen aktiv auf Mitarbeiter zugehen und fragen, was sie bei ihrer Arbeit unterstützen kann und wie sich diese Maßnahmen umsetzen lassen. Und ein wenig Kreativität schadet auch nicht. Eine App, die auf Staus hinweist oder anderweitig die Überlegung erleichtert, ob sich das Home Office lohnt oder nicht, kann wahre Wunder bewirken.

Kicker, Fitnessraum und Co

Wie die Harvard Business Review herausgefunden hat, sind sogenannte „Perks“, also Vorteile wie Kicker oder Tischtennis, Fitnessräume und andere Zusätze für das Leben Ihrer Mitarbeiter gar nicht so wichtig. Tatsächlich sind „Fitness-Räumlichkeiten“ nur für knapp jeden sechsten Mitarbeiter wichtig (jeder vierte bevorzugt hingegen gesunde Essensangebote).

So beeindruckend die Abenteuer- und Spielwelten sind, die insbesondere die Start-up und Tech-Kultur in und um Silicon Valley symbolisiert, so selten werden diese parallel zu den Grundbedürfnissen eingerichtet. In einer Studie des Büroeinrichters hana gaben 1000 Mitarbeiter an, dass die Grundlagen wichtiger sind als unterhaltsame Spiel- und Erlebnisräume.

Technologie auf und für Arbeit

In einer umfassenden Studie (PDF), in der 12.000 Arbeitnehmer aus acht Ländern und über alle Hierarchiestufen weg befragt wurden, stellte PWC die Frage, wie Technologie im Arbeitsalltag geplant, eingeführt und genutzt werden kann.

Eine der wohl wichtigsten Hauptaussagen spiegelt wider, was sich in anderen Aspekten des digitalen Wandels bereits gezeigt hat: das Management sieht die technologische Entwicklung oft positiver als Angestellte, die weiter unten in der Hierarchie stehen. 90% aller C-Suite Manager sind davon überzeugt, dass ihr Unternehmen den Bedarf der Mitarbeiter stark in die Implementierung neuer Technologien einbezieht. Nur 53% aller befragten Mitarbeiter sind derselben Meinung. Doch was wollen Mitarbeiter?

  1. Training & Weiterbildung

Durchschnittlich würden Angestellte 15 Stunden im Monat für die Einarbeitung in neue, digitale Anwendungen und Skills investieren. Doch diese Zeit muss ihnen auch zur Verfügung stehen und es muss die entsprechenden Trainings geben. Unternehmen sind hier in der Herausforderung, Weiterbildungsmöglichkeiten zu schaffen, die nicht „on top“ des Arbeitstages genommen werden, sondern im Arbeitstag integriert werden. Zusätzlich, so PWC, sorgen die immer kürzeren Skill-Phasen durch die sich immer schneller entwickelnden Technologien dafür, dass die Weiterbildung nachhaltig gestaltet werden muss.

Ich persönlich sehe dieses Argument übrigens nur bedingt als Hürde, da die stetige Weiterentwicklung von Technologie gezielt gen mehr Nutzerfreundlichkeit geht. Prozesse und Anwendungen, die damals nur Spezialisten möglich waren, können heute durch Drag & Drop sowie intuitive Oberflächen immer einfacher genutzt werden. Wird bei der Auswahl neuer Technologien auch an die Usability gedacht und zwar nicht nur als Fußnote, verkürzt dies auch die Einarbeitungszeit.

  1. Der Mensch darf nicht hinter der Technologie verschwinden

Die menschliche Interaktion ist nicht nur für Kunden, sondern auch für viele Mitarbeiter wichtig. Je mehr das Individuum durch digitale Fortschritte von der direkten Interaktion mit anderen Menschen getrennt wird, desto negativer kann sich das auf das Arbeiten auswirken. So wollen knapp 45% weiterhin direkt mit KollegInnen kommunizieren, HR-Fragen stellen und ihre Performance Reviews in Person abhalten.

Insbesondere bei sensiblen oder komplexen Themen wird die persönliche Kommunikation der digitalen gegenüber bevorzugt. Interessant ist dabei, dass Weiterbildung nur für 35% unbedingt in Person erfolgen sollte. Bei Themen, die eher einen administrativen Charakter haben (Urlaubsanträge, Personalinformationen aktualisieren, IT-Support) werden digitale Assistenten sogar von knapp jedem zweiten Angestellten bevorzugt.

Der menschliche Kontakt ist also auf einem sozialen Level notwendig und bei allen Themen, die sensibel und komplex sind. Digitale Unterstützung wird bei vielen administrativen Aufgaben gewünscht, jedoch nur dann, wenn diese Unterstützung auch wirklich hilfreich ist. Auch möchte man digitale Hilfe, wenn es schnell gehen muss und um präzise Informationen geht. So haben 61% aller Anwender das Gefühl, zu viel Zeit in Systeme zu investieren, um einfache Aufgaben zu erledigen.

  1. Motivation erkennen & nutzen

Warum wollen Angestellte sich in neue Technologien einarbeiten? Und warum sollten sie? Diese beiden Fragen sollten idealerweise dieselbe Antwort haben, doch nicht immer finden sie zusammen. PWC unterscheidet hier Verhaltensweisen und Arbeitsmotivationen.

  • Angestellte, die gerne Probleme im Team lösen und an der Zusammenarbeit interessiert sind, sind am zugänglichsten für neue Technologien, weil sie dadurch einen direkten Vorteil erhalten.
  • Angestellte, die eher nach Beförderungen oder anderen Formen der Anerkennung streben, lassen sich für Technologie als Mittel zum Zweck begeistern. Allerdings ist es schwieriger, sie für neue Prozesse und Skills zu gewinnen, wenn diese nicht eindeutig notwendig für die Beförderung sind.
  • Angestellte, die eher die gewohnte Umgebung und ihre eigenen Erfolge schätzen, sind PWC zufolge am schwersten von neuen Technologien zu überzeugen. Mehr noch, sie sehen in der Innovation eine Störung ihrer Ziele.

Nun ist es nicht immer Aufgabe der Angestellten, sich selbst zur Weiterbildung zu motivieren. Unternehmen müssen vielmehr Mittel und Wege finden, frühzeitig die verschiedenen Motivationsstufen zu berücksichtigen und Bedürfnisse zu erkennen. Change Management spielt eine wichtige Rolle und zwar nicht als Fußnote nachdem Prozesse digitalisiert wurden, sondern unmittelbar vom ersten Impuls bis zur Anwendung. Das heißt, dass der Einsatz neuer Technologien kunden-, aber auch nutzerzentriert gedacht werden muss.

Welchen Vorteil haben Angestellte in der digitalen Transformation? Welche Software, welche Apps und welche Geräte sind wirklich notwendig und gewünscht, um den Arbeitsalltag zu erleichtern? Welche Pain Points haben Ihre Angestellten und wie können diese gelöst werden? Je mehr der Einsatz von Technologie nicht nur das Kunden-, sondern auch Angestelltenerlebnis optimieren kann, desto höher ist auch die Akzeptanz.


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Kultur und Sinn schaffen und leben

Purpose schaffen

In einem älteren Beitrag habe ich bereits über die Notwendigkeit des „Purpose„, zu deutsch des Zwecks bzw. der Motivation beim Arbeiten geschrieben. Nun lassen sich Bände mit der Definition und dem Hintergrund eines Purpose schreiben. Es scheint unmöglich, in einem Unternehmen, das aus mehr als drei Leuten besteht, jedem genau das zu bieten, was das Individuum für sich als erfüllend versteht.

Doch wie der Software-Anbieter Slack in einer Umfrage herausgestellt hat, geht es weniger darum, den Lebenstraum jedes einzelnen Angestellten zu erfüllen, sondern die Grundlagen dafür zu legen, dass jeder im Unternehmen sein Potenzial erkennt, weiterbilden und ausschöpfen kann.

Für Slack definiert sich dabei der „Aligned Worker“, also ein Mitarbeiter, der auf einer Linie mit seinem Unternehmen ist, wie folgt:

„Sie fühlen sich verbunden mit der Unternehmensvision und Strategie. Durch dieses Wissen können sie ihre individuelle Arbeit mit einem optimistischen Zweck angehen und fühlen sich gestärkt, eigenständig zu handeln.“

Mitarbeiter, die nicht auf einer Linie mit ihrem Unternehmen sind, haben derweil keine Verbindung zu den Unternehmenszielen und sehen der Zukunft eher pessimistisch entgegen. Sie arbeiten in Silos und fühlen sich wenig gestärkt darin, Chancen zu ergreifen. Doch wie gelingt ein „Alignment“?

Kommunikation und Transparenz stehen dabei ganz zentral. Unternehmen müssen ihre Ziele, ihre Werte, ihren Purpose und ihre Strategie an ihre Mitarbeiter (und andere Stakeholder) klar kommunizieren und transparent mit Strategiewechseln umgehen. Je besser Mitarbeiter ihre eigene Arbeit in das große Ganze einordnen können, desto klarer können sie eigene Entscheidungen fällen.

Neben dem Alignment spielt jedoch auch der Umgang im Unternehmen, mit Kunden und mit Partnern eine Rolle. Unternehmensleitplanken liefern grundlegende Verhaltensregeln, an denen sich Mitarbeiter orientieren können. Diese müssen aber auch gelebt werden. Wenn sie nur auf dem Papier existieren, jedoch ignoriert werden, wenn sich ein Mitarbeiter tatsächlich auf sie beruft, verliert das Unternehmen das Vertrauen seiner Mitarbeiter.

Was macht eine positive Kultur aus?

Mittlerweile gibt es zahlreiche Unternehmensmodelle, in denen die klassische Hierarchie neu gedacht, oder etwa in Fällen wie der Holacracy-Methode völlig aufgelöst wird. Ob und wie ein Organisationsmodell passt, hängt oft mit der bestehenden Struktur, Kultur, der Branche und dem Geschäftsmodell ab.

Bill Gates hat mal gesagt, dass die Digitalisierung keine schlechten Prozesse retten kann. Ähnlich kann man es mit der Unternehmenskultur sehen. Ein neues Organisationsmodell rettet kein Unternehmen, wenn es grundlegende Probleme darin hat, Mitarbeiter glücklich zu machen.

Michael C. Bush nennt im TED-Video „This is what makes employees happy at work“ vier Aspekte, die eine große Rolle in der Unternehmenskultur spielen:

Vertrauen und Respekt: Michael C. Bush zitiert das Motto der Hottelkette Four Seasons: „Do whatever you think is right when servicing the customer“. Mitarbeiter brauchen das Vertrauen, eigene Entscheidungen zu fällen und innovative Ideen umzusetzen.

Fairness: Mitarbeiter wollen unabhängig von ihrer Rolle, ihrem Gehalt, ihrem Alter, ihrem Geschlecht, etc. fair behandelt werden.

Interesse: Mitarbeiter wollen teilhaben am Unternehmenserfolg. Dazu gehört auch, dass insbesondere Vorgesetzte wirklich zuhören und evaluieren, wenn Mitarbeiter ihnen Ideen vorstellen. Zuhören bedeutet also nicht nur, zuzuhören, sondern das Gehörte auch als valide Meinung zu respektieren und zu reflektieren.

Wandel: Der Wunsch, etwas zu verändern sollte aus einer Motivation heraus erfolgen, nur dann gelingt der Wandel. Je besser Mitarbeiter den Sinn eines Wandels verstehen – und zwar für sich und das Unternehmen – desto eher werden sie ihn akzeptieren oder sogar befürworten.


Wie kann der Wandel in einem Unternehmen begleitet werden? Wie können alle Mitarbeiter eingebunden werden, um aktiv daran zu partizipieren und so für einen erfolgreichen Chance zu sorgen? In unserem Factsheet erfahren Sie, wie Sie Change Management ein- und umsetzen können, um ihre Mitarbeiter auf einen digitalen oder kulturellen Wandel persönlich zu begleiten.

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