Menschen schauen sich Analysen und Grafiken an

Die richtigen Informationen sind notwendig, um geschäftskritische Entscheidungen zu fällen. Für das Top Management gibt es daher oft aussagekräftige Reportings. Doch einer aktuellen Studie zufolge sind Mitarbeiter ohne Management-Position weniger informiert und das kann Unternehmen schaden.

Auf einen Blick: Reportings sind in allen Unternehmensbereichen hilfreich, um Strategien zu messen und Ziele im Auge zu behalten. Individualisierbare Reporting-Tools gehören mittlerweile zum Unternehmensalltag dazu. 

Die Ausgangslage: Reporting nur fürs Management

Rund die Hälfte aller Mitarbeiter, die nicht im Management sind, erhalten selten oder nie benötigte Informationen, um Entscheidungen zu fällen. Beim Junior Management fehlt immerhin noch knapp jedem Dritten ausreichende Information.

Zu diesem Ergebnis kam eine Umfrage des Business Application Research Center (BARC), in der Enterprise Reporting u.a. im DACH-Raum unter die Lupe genommen wurde. Traditionell machen solche Zahlen Sinn, immerhin entschied früher häufiger das Management und Mitarbeiter hatten wenig Flexibilität in ihren Aufgaben.

Doch moderne Unternehmen agieren anders. 62% der Umfrageteilnehmer haben einen Anstieg der Fachanwender bemerkt, die Berichte und Dashboards für ihre Teams erstellen. Kurzum, der Bedarf an Reportings steigt auch außerhalb des Top-Managements. Modern Work, Holokratie, responsive Unternehmen und andere Konzepte haben im digitalen Zeitalter dafür gesorgt, dass die Hierarchien zunehmend verschwimmen.

Und das ist auch gut so, denn Mitarbeiter, die eigenmächtige Entscheidung treffen können, sind motivierter und können auch mehr im Unternehmen bewegen. Doch um Entscheidungen zu fällen, um Prozesse zu optimieren und Lücken in den Abläufen zu erkennen, sind Daten notwendig.

Ein Grund dafür liegt sicher auch darin, dass das Top Management in den meisten Fällen die notwendigen Informationen erhält, während Mitarbeiter sich diese eher selbst einholen müssen. An und für sich wäre das kein Problem, wenn die genutzten Systeme auf einen Klick die notwendige Information bereitstellen würden. Aber genau das scheint in vielen Fällen nicht der Realität zu entsprechen.

Was versteht man eigentlich unter Reporting?

Die Definition von Reporting ist erst einmal simpel: ein Reporting gibt einen informierenden Bericht über etwas, meistens über ein Projekt bzw. Unterfangen oder einen Zustand/Status quo.

Beim Enterprise Reporting wird es dann schon komplizierter. Das deutsch etwas beamtlich klingende „Berichtswesen“ hat zum Ziel, Berichte zu erstellen bzw. bereitzustellen, die Informationen enthalten, die entscheidungsrelevant für ein Unternehmen sind.

Wichtig in diesem Kontext ist der Begriff „Business Intelligence“ (BI), den wir auch bei der ec4u verwenden. BI ist quasi die technologische Seite des Berichtwesens. Dabei werden alle Prozesse bezeichnet, die notwendig sind, um unternehmensrelevante Daten zu sammeln und auszuwerten.

BI hat zum Ziel, aus den Daten heraus intelligente Erkenntnisse zu generieren, die beispielsweise dabei helfen, Entscheidungen zu fällen, Probleme zu identifizieren und auch neue Geschäftsideen zu definieren. Das heißt also, dass BI Teil eines Reportings sein kann, aber nicht muss.

Das Problem: Reportings erfüllen ihren Zweck nicht

Der Studie zufolge gibt es vier Kernthemen, die beim Enterprise Reporting regelmäßig für Frustration sorgen:

  1. Bereitstellung der Information
  2. Flexibilität zur Beantwortung neuer Fragestellung
  3. Individuell zugeschnittene Inhalte und Benachrichtigungen
  4. Kosten und Implementierungsaufwände

Die Lösung: Flexibel, individuell, intelligent und automatisiert

  1. Bereitstellung der Information

Es gibt viele Möglichkeiten, Reportings grundsätzlich zugänglicher und benutzerfreundlicher bereitzustellen. Anwendungen wie PowerBI oder Tableau helfen beispielsweise dabei, unterschiedliche Datenquellen zu verknüpfen, so dass ein einheitliches Informationsbild entstehen kann.


Wie man Tableau einsetzen kann, zeigen wir Ihnen in unserer Webinar-Aufzeichnung:


Hat man spezifische Wünsche, etwa SEO-Reporting, so gibt es neben dem Klassiker Google Analytics auch Anbieter, die mit ihrer Software eine komplette Auswertung der Webseite, des Rankings, notwendiger Keywords, etc. vornehmen. Der Vorteil gegenüber Google ist oftmals eine etwas benutzerfreundlichere Oberfläche und eine umfassende Übersicht inklusive Next-Best-Steps, die natürlich auch ihren Preis haben.

  1. Flexibilität zur Beantwortung neuer Fragestellung

Durch sogenannte „Drilldown“-Optionen können Nutzer auf die dargestellten Daten klicken und so „hinter“ der Grafik auf Detailinformationen zugreifen. Das kennt der ein oder andere sicher schon von Google Analytics. Dort kann man beispielsweise sehen, wie viele Views durch Social Media generiert wurden. Klickt man auf den Kanal, kann man zusätzlich sehen, aus welchen Social Media-Kanälen die meisten Views kamen.

Durch das Drilldown können also zusätzliche Fragestellungen beantwortet werden, indem die Daten bis ins kleinste Detail aufgebrochen werden können. Da das nur auf Wunsch bzw. Klick geschieht, dient das Dashboard insgesamt trotzdem der allgemeinen Übersicht und überwältigt nicht in seiner Informationsvielfalt.

  1. Individuell zugeschnittene Inhalte und Benachrichtigungen

Moderne CRM-Systeme bieten derweil die Möglichkeit eines Digital bzw. Intelligent Workplace. Loggt man sich dort ein, so erhält man eine Übersicht aller individuell relevanten Daten, aber auch aktuelle Aufgaben, Termine und priorisierte Actions.

Diese individuellen Ansichten sind vor allem dazu da, tägliche Aufgaben besser zu strukturieren und potenzielle Hürden frühzeitig zu erkennen. Hat ein Sales Rep beispielsweise eine bestimmte Quote, so kann er in seinem Dashboard sehen, ob er diese voraussichtlich erreichen wird. Weichen die Zahlen zu sehr von seinen Zielen ab, erkennt er dies durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz frühzeitig und kann die Ziele oder seine Methoden anpassen.

Wichtig sind die individuellen Ansichten vor allem auch deshalb, weil für den Vorgesetzten oft völlig andere Daten von Relevanz sind, als für den Mitarbeiter, der viel eher detaillierte „Drilldown“-Daten braucht. Hier spielt Automatisierung eine große Rolle. Es mag noch machbar sein, wöchentlich oder monatlich manuell zwei, drei Reportings für das Management zu erstellen. Doch individuelle Reportings für die gesamte Belegschaft können nur effizient automatisiert erstellt werden.

  1. Kosten und Implementierungsaufwände

Systemoptimierung ist immer auch ein Kostenpunkt, daher stellt sich immer die Frage, wie groß der Bedarf ist und ob entsprechend der Nutzen die Kosten entschuldigt. Hat man intern keine Ressourcen, die bei der Planung sowie beim Implementieren unterstützen können, kann man sich auch auf Beratungsunternehmen berufen.

Wichtig ist, bei der Planung die Ausgangslage zu berücksichtigen. Dabei sollten alle Stakeholder beteiligt werden, also diejenigen, die die Reportings einstellen und pflegen als auch diejenigen, die die Reportings erhalten.

  • Gibt es bereits Systeme, die BI-Optionen anbieten?
  • Wer soll das Reporting nutzen?
  • Wie viele Nutzer soll das Reporting haben?
  • Aus welchen Quellen soll das Reporting Daten ziehen?
  • Wie oft soll das Reporting eingesetzt werden?

Der Intelligent Workplace unterscheidet sich beispielsweise in der Anwendung von Tools wie Tableau, Analytics oder PowerBI, auch wenn diese Tools im Intelligent Workplace potenziell verknüpft werden können. Der Workplace bietet sehr individuelle Übersichten, die für den einzelnen Mitarbeiter notwendig sind, um seine Arbeit zu verrichten. Er erfüllt dahingehend einen anderen Zweck, da er für die tägliche Arbeit genutzt wird.

Größer angelegte Reportings sollen derweil Teams mit unterschiedlichen Informationsbedürfnissen dabei helfen, eine Gesamtsituation sowie Trends zu erfassen. Dabei stellt sich immer die Frage, wie viel an Information notwendig ist und wie viel zu viel ist.

Hat man identifiziert, was genau man braucht, kann man sich viel eher auf die Suche nach einer passenden Lösung machen. Manchmal liegt diese bereits direkt vor der Nase, wenn beispielsweise das verwendete CRM-System BI-Funktionen anbietet.


Corporate Performance Management unterstützt Sie dabei, Ziele im Auge zu behalten, realistisch zu planen und agil auf Veränderungen im Markt oder Unternehmen zu reagieren. Erfahren Sie mehr darüber in unserem Factsheet.

 

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