Ladebalken zwischen Papierdokumenten und einem Laptop (gezeichnet)

Die Pandemie hat die Digitalisierung nicht nur weitläufig beschleunigt, sondern auch die Akzeptanzrate für den digitalen Wandel erhöht. Immer mehr „analoge“ Arbeitsprozesse sind im letzten Jahr durch digitale Alternativen ersetzt worden.

Einer aktuellen Bitkom-Studie zufolge ist die Skepsis gegenüber der Digitalisierung seit Beginn der Pandemie von 27 % auf 12 % gesunken. Vor zwei Jahren waren es sogar noch rund ein Drittel aller befragten Unternehmen, die keinen klaren Nutzen in der Digitalisierung gesehen haben. Mittlerweile sind 64 % überzeugt, dass digitale Technologien in der Pandemie unterstützen. 95 % sehen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutsamer als noch vor der Pandemie.

Dieses Ergebnis deckt sich mit Beobachtungen weltweit, denen zufolge die Pandemie die digitale Transformation um mehrere Jahre beschleunigt hat. Insbesondere durch den Wechsel vieler Arbeitsplätze vom Büro ins Home Office sowie zahlreiche ausgefallene Geschäftsreisen, hat sich die Verlagerung vieler Prozesse und Kommunikationskanäle auf digitale Wege notwendigerweise verstärkt.

Unternehmen mussten Digitalisierungsprojekte pausieren

Ein eher überraschendes Ergebnis der Bitkom-Studie ist derweil, dass in knapp jedem zweiten Unternehmen (47 %) geplante Digitalisierungsprojekte durch die Pandemie pausiert wurden. Insbesondere Unternehmen, die bereits weiter in ihrer Digitalisierung sind, konnten schneller auf Veränderungen reagieren, während Unternehmen, die sich noch in der Planungsphase befunden haben, teilweise durch die Umstände vorerst keine neuen Projekte umsetzen konnten. Gerade durch Kurzarbeit, aber auch durch Umsatzausfälle mussten beispielsweise in vielen Unternehmen die Prozesse auf das Nötigste heruntergefahren werden und Digitalisierungsprojekte wurden vorerst aufgeschoben.

„Die Pandemie reißt in der deutschen Wirtschaft einen Digitalisierungsgraben auf“, erklärt Bitkom-Präsident Achim Berg in einer Pressemitteilung. Tatsächlich wird es spannend, zu sehen ob die pausierten Projekte 2021 wieder aufgenommen werden, um für einen weiteren „Digitalisierungsruck“ in Deutschland zu sorgen.


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Digitale Lösungen für Alltagsaufgaben

Während der Einsatz von Plattformen wie CRM, ECM oder ERP bereits mehrheitlich (93 %) stattfindet, sind es besonders einzelne Lösungen zur Digitalisierung oftmals alltäglicher Prozesse, die fehlen. Das lässt übrigens auch vermuten, dass die verfügbaren Plattformen nicht vollends genutzt werden.

CRM-Plattformen bieten beispielsweise mittlerweile zahlreiche Funktionen zur Informations- und Dokumentenverwaltung an. Doch nur knapp die Hälfte der befragten Unternehmen (48 %) nutzt Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten. Weitere Ergebnisse:

  • Nur 44 % haben ein Workflow-Management für Freigabeprozesse.
  • 41 % haben ein elektronisches Archiv und Dokumentenmanagement.
  • 27 % haben digitale Lösungen, um unternehmensweit Informationen digital zu recherchieren.
  • 21 % verwenden digitale Signaturen.

Gerade bei scheinbar simplen Prozessen, die weiterhin analog bzw. manuell durchgeführt werden müssen, kann es während der Pandemie zu Verzögerung in den Abläufen gekommen sein. Ohne digitale Prozesse und Workflows ist der Wechsel ins Home Office häufig auch damit verbunden, dass Papierdokumente zur Freigabe erst den Postweg hinter sich bringen müssen.

Auch der Zugang zu Unternehmensinformationen ist erschwert, wenn das Intranet nicht über die Bürogrenzen hinaus verfügbar ist. Entsprechend ist die Nutzung der Briefpost von 2020 auf 2021 auch gestiegen.

Unternehmen haben in den letzten Monaten verstärkt die Verwendung von Papier reduziert und beispielsweise Urlaubsanträge, Krankmeldungen und auch die Rechnungserstellung digitalisiert. Nur noch in knapp jedem Vierten (23 %) Unternehmen dominiert das gedruckte Dokument bei Büro- und Verwaltungsprozessen.

Und nur noch jedes fünfte (19 %) Unternehmen verschickt Rechnungen überwiegend oder ausschließlich auf Papier. Im Vorjahr war es noch knapp jedes vierte Unternehmen (24 %).

Die Kommunikation wird digitaler

Virtuelle Kommunikationskanäle haben im letzten Jahr verstärkt an Nutzung zugenommen. Zwei Drittel aller Befragten nutzen Messenger zur Kommunikation, während es vor einem Jahr „nur“ die Hälfte war. Obwohl Videokonferenzen bereits im Mai letzten Jahres von 61 % genutzt wurden, ist die Anwendung dennoch um 6 % gestiegen. Der Einsatz von Kollaborationstools ist sogar von 36 % auf 45 % gestiegen.


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Digitalisierungshürden

Als große Hürden im Rahmen der digitalen Transformation sehen Unternehmen:

  • Fehlende Standards (64 %)
  • Datenschutzanforderungen (63 %)
  • Rechtliche Bestimmungen (47 %)
  • Hohe Investition (57 %)
  • Fehlende Zeit (55 %)
  • Fehlende externe Beratung (42 %)
  • Widerstände im Unternehmen (39 %)

Dieses Ergebnis zeigt, dass es scheinbar insgesamt an einer umfänglichen Digitalisierungsstrategie fehlt. Nur mit einer klaren Strategie können Projekte geplant werden, um sowohl rechtliche, technische als auch prozessuale Anforderungen zusammenzufassen und zu bewerten sowie auf realistische Roadmaps aufzugleisen.

Dazu gehört beispielsweise auch das Change Management, um die interne Akzeptanz zu fördern sowie das Evaluieren möglicher Implementierungspartner, um sich externes Know-how einzuholen und so technische und strategische Ziele zu unterstützen.


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