Mann sucht etwas in einem Ordnersystem

Virtuelles Arbeiten stellt aktuell viele Unternehmen vor die Herausforderung, wie die individuelle und die Arbeit im Team effizient gewährleistet werden kann. Sitzt man nicht gemeinsam im Büro, müssen digitale Anwendungen oft die klassische Kommunikation und Planung ersetzen bzw. ergänzen. Doch in der Vielfalt der Kanäle, Apps und Anwendungen stellt sich oft die Frage, was am besten wofür geeignet ist.

Wer vom Büro ins Home Office umzieht, wird schnell feststellen, wie viele kleine Dinge es gibt, die plötzlich eine Umstellung erfordern. Was man sich eben durch den Raum gerufen hat, muss nun auf einem digitalen Kanal kommuniziert werden. Doch wie kann man effektiv die vorhandenen Kanäle nutzen, ohne den Überblick zu formulieren bzw. sich und die KollegInnen zu überfordern?

Im Folgenden möchte ich ein paar Tipps und Hinweise für verschiedene Kanäle und Anwendungen geben. Was kann man idealerweise im Chat besprechen und wann eignet sich die E-Mail?

Übrigens sind diese Tipps für virtuelles Arbeiten natürlich nur Empfehlungen. Wie Sie die verschiedenen Kanäle und Anwendungen am Ende selbst und im Team nutzen, hängt immer auch von der individuellen Unternehmenskultur, Prozessen und eigenen Vorlieben ab.

Gruppenchat

digitales meetingDer Gruppenchat dient einerseits der Übersicht über Projekte bzw. der Aufgaben individueller Teammitglieder als auch dem persönlichen Austausch. Man kann im Vorfeld besprechen, ob auch Themen außerhalb der Arbeit erwünscht sind oder nur die Arbeit besprochen werden soll.

In den Gruppenchat kann man am besten (Teil-) Ergebnisse, Ideen und Fragen posten, die die gesamte (oder einen Großteil der) Gruppe ansprechen. Hier können beispielsweise Dateien geteilt werden, die für alle relevant sind oder von mehreren Personen bearbeitet werden sollten.

Übrigens kann man auch kleinere Gruppenchats für spezifische Aufgaben eröffnen, die einmalig oder wiederkehrend anstehen. So ist dafür gesorgt, dass immer die richtigen Ansprechpartner und KollegInnen involviert sind.

Darauf müssen Sie achten: 1:1-Kommunikation, die im Detail Aufgaben behandeln, die nur einzelne Teammitglieder betreffen, sollten im Einzelchat besprochen werden, um die anderen Teammitglieder nicht „zuzuspammen“.

Einzelchat

chatDer Einzelchat ist perfekt, um konkrete Themen mit einer anderen Person zu sprechen, sich auszutauschen, Fragen zu stellen oder auch Beziehungen aufzubauen. Bei vielen Chat-Anwendungen geht es hier auch schneller, kurz „durchzuklingeln“.

Darauf müssen Sie achten: Dass Informationen, die für andere Teammitglieder relevant sind, nicht im Einzelchat verloren gehen, sondern transparent geteilt werden.

Sprachnachrichten

HandyDie Sprachnachricht erlangt nicht zuletzt durch WhatsApp an Beliebtheit. Ist man gerade unterwegs oder kann auf dem Handy nicht so viel tippen, eignet sich eine Sprachnachricht perfekt, um kurze Updates zu kommunizieren.

Auch Überlegungen eignen sich in diesem Medium ganz gut, etwa als Impuls für ein gemeinsames Projekt.

Darauf müssen Sie achten: Sprachnachrichten sind einseitig und sollten daher nicht für Aufgabenverteilung oder „Befehle“ verwendet werden, da der Empfänger eher schlecht darauf reagieren kann. Auch sollten die Sprachnachrichten nicht ausufern oder Informationen enthalten, die der Empfänger mitschreiben muss. Damit spart man zwar sich selbst aber nicht den KollegInnen Zeit.

Planner / Projektmanagement-Software

WuerfelSoftware-Anwendungen wie Trello, der Microsoft Planner oder Jira helfen dabei, Projekte klar aufzusetzen, zu verfolgen und zu absolvieren. Je nach Anwendungen können Aufgaben (Tasks) mehr oder weniger detailliert aufgesetzt und gegebenenfalls auch mit anderen Anwendungen verknüpft werden, um Fortschritte zu dokumentieren.

Mit diesen Anwendungen können Ziele übersichtlich in Aufgaben, Verantwortungsbereiche, Meilensteine, etc. aufgebrochen und abgearbeitet werden. Zusätzlich können Probleme übersichtlicher identifiziert und die Lösung agil in den Arbeitsablauf eingeplant werden.

Gerade für komplexe Projekte, die unterschiedliche Verantwortungsbereiche zusammenfassen, ist eine derartige Software perfekt und wird oft auch in Partnerschaften (mit anderen Dienstleistern, Software-Anbietern oder Kunden) gemeinsam verwendet. Im IT-Bereich lassen sich so auf agilem Wege Fortschritte und Hürden transparent dokumentieren und bearbeiten.

Ein wenig „Learning-by-Doing“ ist oft notwendig, um im Team herauszufinden, wie die Anwendung am besten einheitlich genutzt werden soll. Ab welchem Umfang lohnt es sich, eine Aufgabe einzustellen? Sollten KollegInnen vorher gefragt werden, ob Sie mit der Zuweisung einer Aufgabe einverstanden sind? Wie wird der Verlauf dokumentiert?

Darauf müssen Sie achten: Die regelmäßige Pflege der Aufgaben, Updates, etc. ist unbedingt notwendig, damit diese Anwendungen auch ihren Zweck erfüllen können. Alle Beteiligten sollten sich auf einheitliche Nomenklaturen einigen und regelmäßig den Fortschritt im Team überprüfen und besprechen.

Eher „einfachere“ Planner können übrigens auch individuell bzw. in kleinen Teams genutzt werden, um den eigenen Aufgabenbereich zu strukturieren und zu tracken.

E-Mail

mailViele digitale Tools sind dazu da, um die Anzahl an E-Mails zu reduzieren, die jeder tagtäglich in seiner Inbox findet. Doch die klassische E-Mail hat oft große Vorteile gegenüber Chatgruppen, Plannern und anderen Tools.

Insbesondere Absprachen, Briefings und wichtige Informationen lassen sich via E-Mail sehr viel einfacher zusammenfassen, teilen und vor allem wiederfinden. Insbesondere dann, wenn sensible oder wichtige Informationen mit vielen Leuten geteilt werden, etwa bei Projektanfragen, können E-Mails nachweisbare Dokumente darstellen.

Gerade die CC-Funktion hilft außerdem, Informationen und Updates mit Verantwortlichen, Vorgesetzen, Kunden oder anderen Stakeholdern zu teilen, ohne dass diese an einem Gruppenchat teilnehmen müssen.

Darauf müssen Sie achten: „Reply All“ sollte sorgfältig verwendet werden, ebenso wie der CC. Oft werden gezielt im CC erwähnte Personen durch eine einfache „Reply“ aus der Kommunikation genommen, obwohl sie weiterhin informiert werden sollten.

Präsentationen

praesentationEine Präsentation kann eine Übersicht über einen geplanten Ablauf, ein neues Thema, ein Problem, etc. geben. Im Idealfall bietet sie auch ohne begleitende Erläuterung genug Einblick, um beispielsweise als Infomaterial zu dienen. Präsentationen können selbstverständlich in Konferenz-Calls vorgestellt werden (idealerweise mit Live-Übertragung der Präsentationsfolien), werden aber auch oft via E-Mail weitergeleitet oder im direkten Gespräch vorgestellt.

Darauf müssen Sie achten: Wichtig für eine Präsentation ist, dass diese außerhalb von Vorträgen, möglichst selbsterklärend ist und zumindest für die Zielgruppe verständlich ist. Der Text sollte – wenn möglich – auf das Wesentliche konzentriert sein, so dass aus der Präsentation kein Lesekreis wird.

Telefon/Videokonferenzen

videokonferenzVirtuelle Meetings und Konferenzen sind hilfreich, um die klassischen Meetings zu ersetzen. Für viele Unternehmen mit mehreren Standorten oder direkten Kunden- und Partnergesprächen sind sie schon längst Standard.

Ein virtuelles Meeting ist perfekt, um eine strategische Übersicht zu geben, Fragen zu beantworten oder Probleme zu bearbeiten. Zu viele Meetings verderben jedoch den Brei und sind bekanntlich echte „Produktionskiller“. Daher sollte klar festgelegt werden, was ein Meeting benötigt und was auch im Teamchat, via E-Mail oder anderweitig kommuniziert werden kann.

Darauf müssen Sie achten: Eine klare Agenda, Moderation und ein Protokoll helfen dabei, Ihr Meeting geradlinig und produktiv zu gestalten und zwar so, dass die Ergebnisse danach auch direkt in Handlungen umgesetzt werden können.

Telefongespräche (1:1)

HandyEin direktes Telefongespräch ersetzt nicht selten 10 E-Mails und vermeidet Missverständnisse. Gerade Verständnisprobleme oder Briefings, die für einzelne Personen gedacht sind, können am Telefon schnell und effizient erfolgen (und können anschließend im Bedarfsfall via E-Mail-Zusammenfassung bestätigt werden).

Darauf müssen Sie achten: Telefongespräche sind größere „Störer“ als E-Mails, Chatnachrichten, etc. und sollten daher nicht exzessiv eingesetzt werden. Auch sollte ein Telefongespräch nicht dazu genutzt werden, den Gesprächspartner zu „überrumpeln“. Vereinbarte Themen sollten im Idealfall immer verschriftlicht und geteilt werden, um diese verbindlich und nachweislich festzuhalten.

virtuelle kanaele

Virtuelles Arbeiten optimieren: Wo können Dateien abgelegt und geteilt werden?

Das virtuelle Arbeiten hängt viel davon ab, wie und wo Sie Dokumente speichern und bearbeiten können. Für die Zusammenarbeit eignen sich cloudbasierte Ablagesysteme besser, da dadurch der Umlauf von verschiedenen Dateiversionen verhindert werden kann. Gleichzeitig gibt es sicher Dokumente, die auf Ihrem Desktop besser aufgehoben sind, um ein Arbeiten auch bei einer Netzüberlastung zu ermöglichen. Im Folgenden daher ein kleiner Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, Dateien zu speichern und zu teilen.

Desktop

Auf dem eigenen Desktop, wie auch auf dem eigenen Schreibtisch, passen alle Dokumente, Infos und Themen, die man selbst aktiv bearbeitet und benötigt. Hier kann man auch persönliche Notizen und Dateien bearbeiten.

Darauf müssen Sie achten: Legen Sie ein Backup für alle notwendigen Dateien an und laden Sie insbesondere fertige Arbeiten und Dokumente in die Cloud oder auf eine externe Festplatte, so dass Sie auch im Notfall darauf zugreifen können und zwar unabhängig von Ihrem Arbeitsplatz.

Cloud

In der Cloud lassen sich Dateien einfach teilen und bearbeiten, ohne dass ständig neue Versionen angelegt werden müssen. Dadurch werden Fehler minimiert und die Zusammenarbeit gestärkt. Auch Informationen, die regelmäßig von vielen KollegInnen, Kunden, etc. benötigt werden, lassen sich in der Cloud aufbewahren. Die meisten Cloud-Server erlauben individualisierbare Zugänge, um Zugangsrechte festzulegen (Ansicht, Bearbeitung, Teilen).

Darauf müssen Sie achten: Achten Sie beim Teilen von Links darauf, dass die Empfänger die richtige Zugangsberechtigung haben.

On-Premise-Server

Ein interner Unternehmensserver ist oft ideal, um sensible Daten aufzubewahren, die vielleicht zurecht nicht überall geteilt werden müssen oder sollen. Dort lassen sich wichtige Geschäftsunterlagen lagern, die zusätzlichen Schutz benötigen bzw. nur von einer kleinen Gruppe Mitarbeiter genutzt werden.

Darauf müssen Sie achten: Gerade KollegInnen, die nicht im Büro sitzen, können eventuell nicht auf den internen Server zugreifen. Müssen sie dies, um ihre Arbeit zu erledigen, sollten Sie unbedingt VPN einrichten.


Erfahren Sie mehr über Tipps, Best Practices und Services rund um virtuelles Arbeiten in der aktuellen Situation. Mit der Initiative Provide-20 geben wir eine Antwort auf die aktuellen Herausforderungen im Arbeitsalltag.

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