Bausteinvorlage Kinderspielzeug

Für Unternehmen, die nicht nur in einer Region bzw. einem Land agieren, besteht immer der Balance-Akt zwischen dem Unternehmens-Branding und kulturell-gesellschaftlichen Eigenheiten. Mit Templates können die richtigen Rahmen geschaffen werden.

Es gibt den Witz, dass Touristen quer durch die Welt reisen, um andere, neue Kulturen zu entdecken, nur um sich im jeweiligen Land sofort nach dem nächsten McDonalds umzusehen. In der Tat hat es wohl kaum eine andere Restaurantkette so sehr geschafft, global Fuß zu fassen. Tatsächlich hat nur die Sandwich-Kette Subways mehr Standorte weltweit.

Das liegt einerseits daran, dass, egal, wo man sich befindet, man in einem McDonalds immer Vertrautes sehen und bestellen kann. Andererseits gibt es je nach Land regionale Besonderheiten, sei es im Angebot oder in leichten Variationen des klassischen Menüs. McDonalds schafft es also, global zu sein, indem es auf regional-kulturelle Essgewohnheiten eingeht, ohne sein Branding zu verlieren.

 

McDonalds mag vielleicht nicht jedem einfallen, wenn es um Business-Templates geht, doch der Look der Restaurants, der Aufbau der Menüs sowie die Rezeptur der „Klassiker“ basieren auf Templates, die dafür sorgen, dass sich ein Besuch bei McDonalds immer vertraut anfühlt, egal, ob man in Tokyo, Kapstadt oder Moskau ist.

Was versteht man unter einem Template?

Das Template, zu Deutsch auch die „Vorlage“ hat viele verschiedene Definitionen, da es in zahlreichen Bereichen eingesetzt wird. Im Kontext dieses Beitrages bezeichnet es eine Vorlage für Dokumente, Design-Elemente und Prozesse. Diese Vorlage bietet bestimmte Rahmen, die sich nicht verändern lassen. Das können beispielsweise die Unternehmensfarben sein, bestimmte Schriften oder auch Layouts. Auch rechtliche Grundlagen, wie etwa Angaben zum Unternehmen können zu einem Template dazugehören.

Beispiele für Templates:

  • Vorlagen für Webseiten
  • Briefvorlagen
  • Präsentationen bzw. einzelne Slides
  • Textbausteine für (Kunden-) E-Mails oder andere Dokumente
  • Signaturen aller Mitarbeitenden eines Unternehmens
  • Header-Design für alle Webseiten, Social Media-Profile eines Unternehmens, etc.
  • Unternehmens-Logos
  • Druckvorlagen, z.B. für kleine Geschenke (Kugelschreiber, Tassen, Mousepads) oder Broschüren (Flyer, Studien, Factsheets)

Wozu dient ein Template?

Ein Template erfüllt mehrere Zwecke.

Einerseits stellt es sicher, dass das Branding eines Unternehmens bzw. die Stil-Vorlage, die beispielsweise vom Marketing oder Kommunikationsteam des Unternehmens vorgegeben werden, eingehalten wird. So können Templates sicherstellen, dass niemand für seine Sales-Präsentation Comic Sans verwendet oder Überschriften in Neongrün setzt.

Das ist wichtig, damit beispielsweise Kunden und Partner die „Handschrift“ des Unternehmens wiedererkennen, egal, in welchem Land oder in welchem Kontext.

Außerdem reduziert ein Template Arbeitsaufwände für Mitarbeitende, indem es beispielsweise vorbereitete Formvorlagen bietet, die nicht mehr formatiert und gesetzt werden müssen. Neue Inhalte und Dokumente können also mit weniger Aufwand kreiert werden.

Durch die Reduzierung der Arbeitsaufwände können auch Mitarbeitende mit Templates arbeiten, die ansonsten bestimmte Fähigkeiten (Photoshop-, Programmier-Kenntnisse) erfordern würden. Damit werden Produktionsketten kürzer und sogenannte „Flaschenhälse“ werden umgangen, da die „Spezialisten“ nicht jedes Mal involviert werden müssen. So kann das Marketing beispielsweise neue Webseiten ohne Programmierkenntnisse entwickeln, indem es vorgefertigte Templates im Baukastenprinzip kombiniert.

Die richtigen Systeme für globale Templates

Eine der größten Herausforderungen für viele Unternehmen bei der Standardisierung von Prozessen, Dokumenten und Inhalten ist oft, dass viele verschiedene Unternehmensbereiche und -Länder mit unterschiedlichen Systemen arbeiten. Das sorgt nicht nur für Datensilos, sondern auch für starke Unterschiede, wenn es um Designs, Wordings und Strukturen geht.

Ein einheitliches System für alle Standorte ist zwar ein großes Unterfangen, ist aber erfahrungsgemäß die beste Grundlage, um Templates nahtlos für alle Mitarbeitenden auszurollen. Dabei können trotzdem regionale Besonderheiten berücksichtigt werden, wenn es um Prozesse geht (z.B. gesonderte Datenschutzrichtlinien).

Ist es nicht möglich, ein einheitliches System auszurollen, so müssen Schnittstellen dafür sorgen, dass die unterschiedlichen Systeme dennoch miteinander verknüpft sind, um so den Datenaustausch und vor allem die Datenstandards zu garantieren. Zusätzlich müssen Standards eingeführt werden, die dafür sorgen, dass trotz unterschiedlicher Systeme dieselben Begriffe, (Daten-) Strukturen und Vorlagen verwendet werden. Andernfalls kommt es auch bei den Schnittstellen zu Problemen, wenn beispielsweise die Daten nicht „sauber“ von einem ins andere System übertragen werden können.

Durch die Verknüpfung bzw. Vereinheitlichung kann auch garantiert werden, dass Anpassungen und Aktualisierungen der Templates ganzheitlich synchronisiert werden können und es keine Flut an „alten“ und „neuen“ Versionen gibt. Auch wenn diese Umstellung teilweise sehr aufwändig ist, lohnen sich die Vorteile:

  • Einfache Skalierung, z.B. bei der Erweiterung der Geschäftsstandorte
  • Weniger Arbeitsaufwände für die Anwender
  • Einsparung von Zeit und Ressourcen
  • Ein einheitliches Bild nach außen, das Wiedererkennungswert hat
  • Eine höhere Nutzungsrate durch eine einfache Anwendung
  • Weniger Fehleranfälligkeiten durch kontrollierte Vorlagen
  • Einfache, zentrale Aktualisierung
  • Vermeidung unterschiedlicher Qualitätsgrade von Publikationen, Prozessen und Dokumenten

Erfahren Sie anhand der Kundenreferenz von HUBER&SUHNER wie global Templates für den Vertrieb ausgerollt werden konnten.

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